SEXTO MANDAMIENTO DEL ARQUITECTO PRODUCTIVO: No dirás el nombre de tu agenda en vano #ArquitectoProductivo

Sobre cómo usamos de bien (y de mal) la agenda va la presente reflexión. Nuestras agendas suelen estar llenas de compromisos y también de actividades por hacer. Incluso a veces se cuelan por ahí, deseos o sueños para hacer en un futuro.

Esta forma de organizarnos, muchas veces, no es la más eficiente; pero, por la costumbre adquirida, seguimos cometiendo los mismos errores.

Así que, si tienes la agenda abarrotada y te interesa ver cómo ser un poco más productiv@ ¡este es tu post!

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Nos hemos acostumbrado a usar nuestra agenda de malas maneras; de hecho, al igual que ocurre con el correo electrónico, en su día, nadie nos dijo las claves para usarlo bien y así nos va. El principal problema de nuestras agendas y compromisos no es si usamos herramientas digitales o tiramos de la agenda de toda la vida; el principal enemigo de nuestra eficiencia personal suele ser que, queremos hacer más cosas de las que humanamente somos capaces de hacer y, por ello, andamos todo el día con la lengua fuera.

Así que, conviene echar los cimientos de nuestra productividad y aprender a decir no, por lo menos de vez en cuando. Pero, sobre este tema ya hemos ido hablando en artículos anteriores; así que, ahora vamos a ver cómo, una vez que tenemos claro qué queremos hacer, podemos organizar mejor nuestras citas, compromisos y agendas.

1_ ¿SON NUESTRAS REUNIONES, REALMENTE, EFICIENTES?

Sería bueno hablar de cómo organizamos los arquitectos nuestras reuniones. Resumiendo mucho podríamos decir que son de dos tipos. Por un lado, están las reuniones internas que solemos hacer para sacar adelante el trabajo. Éstas en general son bastante más largas de lo que sería recomendable. Si estamos hablado con cualquier colaborador será fácil que nos detengamos demasiado tiempo a pensar en voz alta algún aspecto concreto del proyecto y que perdamos la perspectiva de lo que queremos conseguir. Tampoco solemos esforzarnos demasiado en haber trabajado la propia reunión antes de que llegue.

Muchas veces, damos por sentado que en la propia reunión podemos ir pensando muchos temas; cuando la realidad es que es mucho más eficiente pensar hasta el último detalle antes de entrar en esta reunión, hacer un orden del día y, por supuesto, tener claro a dónde se quiere llegar. Sin embargo, el propósito de estas reuniones muchas veces no es tan evidente como debiera.

Así, la experta en organización laboral,  Rosa Ortiz, nos da la siguiente recomendación:

“(…) Establecer una intención al principio de la reunión. Decide cuál es la intención de esa reunión. Decláralo en voz alta al principio; cuáles son los puntos a tratar y cuál es el tiempo disponible para hacerlo.
Al  hacerlo todo el mundo sabe, puesto que existe un tiempo límite, que es posible finalizar en el tiempo previsto. La anticipación de que la reunión empieza y acaba a su hora produce que los implicados confíen en los demás, lográndose un equipo muy productivo.
Es importante, por tanto, establecer y declarar la intención: la duración y el contenido de la reunión.” (1)

Por otro lado, tenemos las reuniones externas; es decir, las que mantenemos con los clientes. Aquí, casi siempre se va el tema de las manos y somos demasiado complacientes con quien nos encarga el trabajo. A los arquitectos nos gusta enamorar al cliente y eso es muy bueno; pero, seguramente ¡nos pasamos! Puede ser que nos traiga más cuenta fijar antes de la reunión los objetivos de la misma y no dejar tanto margen para que la reunión derive por caminos inciertos.

De todas formas, muchas de estas reuniones, con la tecnología que tenemos hoy a nuestro alcance, se podrían suprimir y sustituir por un Skype o un Hangout.  En este sentido, Alberto Villanueva, desde su blog Haga Negocios comenta que,

“(…) Lo usual es que uses una tecnología barata y que sea de fácil uso y, ahí, la mejor opción es usar la línea telefónica para una conferencia telefónica y mejor aún si usas Skype.

Yo personalmente lo que hago es usar Skype y evito el uso de la cámara para evitar una congestión en el ancho de banda de internet. Vía Skype he podido desarrollar conferencias con conexiones en simultáneo de 3 países diferentes”. (2)

En cualquier caso, este punto es complicado. Para que un proyecto llegue a buen fin es importante que haya mucho diálogo entre clientes y arquitectos. El problema que vemos es que este tiempo, no suele estar calculado y cuando hacemos las cuentas del proyecto y vemos lo que ingresamos y las cientos de horas de que se nos han ido por el camino, se nos puede caer el alma a los pies.

Al final, tenemos muchas más reuniones de las necesarias y, sobre todo, que dejamos que el peso de las mismas, muchas veces, las lleven los clientes en vez de nosotr@s mism2s.

En este sentido, el disruptivo emprendedor, Isra García, nos recuerda la importancia de “Objetivos antes que reuniones: antes de entrar en una reunión debes establecer una única meta para ella, y antes de abandonarla, necesitas que las tres siguientes tareas queden claras y estén asignadas a alguien.” (3)

Por último, tenemos  las reuniones de visita de obra. Aquí, además de tener el mismo problema que en el punto anterior (la relación ingresos-horas de visita-responsabilidad asumida es para tirarse de los pelos), tenemos la habitual ineficiencia que se produce al no tener muy claro lo que tenemos que hablar por parte del encargado de obra o constructor. Muchas veces, la dirección facultativa sí tiene un orden claro de los temas a tratar; pero luego van surgiendo demasiados imprevistos que hacen que las visitas se hagan eternas. ¡Cuántas veces vamos para una horita y terminamos “echando la mañana”!

Sin embargo, qué gustito da cuando el encargado de obra se nos adelanta viendo los problemas que están al caer. Por el contrario, cuando te dice que todo va bien, mejor echarse a temblar. Por eso, es clave que, desde las dos partes, se tenga bien claro lo que se debe hablar y podamos concentrarnos en lo importante y, por lo tanto, ser mucho más eficientes.

Y si a todo esto sumamos algún truquillo más como los que nos da Berto Pena, seguro nuestras reuniones mejoran mucho:

“1_Soy MUY puntual. No puntual, sino brutalmente puntual. Lo que significa que, o estoy allí y preparado unos minutos antes de empezar, o es que me han pegado un tiro de camino a la reunión.

2_No llevo tecnología. A no ser que tenga que enseñar cosas que llevo en mi ordenador, a mis reuniones voy con libreta y bolígrafo. Pongo el teléfono móvil en modo avión y boca abajo. (Lo pongo en modo avión porque si me llama alguien le salta el contestador inmediatamente, en lugar de que le de tonos de llamada.)

3_ Sin agenda o preparación, hay cancelación. Si yo o los asistentes no hemos preparado bien la reunión (agenda bien definida, objetivos claros, estudio previo…), prefiero cancelarla y moverla a otro día. ¡Eso es procrastinar un evento! Sí, pero por una razón de mucho peso: es mejor retrasar esa cita que tener una reunión que termine en nada y luego vernos obligados a tener otra.” (4)

2_ LA IMPORTANCIA DE LAS FECHAS

Durante muchos años, nos hemos resistido a tener nuestra agenda digital, más que todo, por el cariño que le tenemos a la agenda física que nos dan en el colegio de Arquitectos. Sí, sabemos que era un tema más nostálgico que otra cosa; pero, hasta hace cuatro días, así ha sido. También es cierto que, la agenda que nos llegaba con el inicio del año es clara y tiene cierto porte; además da gustito ver todas ellas ordenaditas en la estantería.

Eso sí, si quisiéramos encontrar algo concreto que pasó hace unos años, lo tendríamos bien complicado. Como suele decir Enrique Dans, muchas veces el papel es el mejor sumidero de información que hay.

Por otro lado, comentar que, nuestra agenda se nutría de dos tipos de apuntes. Por un lado, estaban las citas concretas; es decir, si habíamos quedado con el constructor para ir de visita de obra para el jueves de la semana que viene, pues lo apuntábamos. Pero si, por ejemplo, queríamos revisar los planos de instalaciones para ese día, pues, el martes lo apuntábamos en la agenda, como si fuera otra cita. Es decir, las tareas entraban en nuestra agenda con el mismo rango que las citas.  Si teníamos una reunión con un cliente, dentro de un par de semanas, quedaba apuntado en la agenda: pero, seguramente, también quedaba apuntado un día de la semana anterior, algo tipo: “revisar la normativa del pueblo donde se hará el proyecto”. Así, esta mezcla de citas ineludibles y  tareas por hacer, o revisar, han ido siempre de la mano en nuestras agendas.

A su vez, usar la agenda digital y un buen gestor de tareas que nos ayuden a tener claro lo qué se puede  hacer a lo largo del día,  es una forma muy buena de echar a andar la mañana.

En este caso, lo importante es ser proactivo e ir a ver lo que hay que hacer, no esperar que una alarma haga la labor por nosotros. Cuanto más evitemos el “modo reactivo”, más eficientes seremos.

Por ello, es recomendable no confiar en pitidos y recordatorios; solo es bueno tirar de ellos si son, realmente,  imprescindibles. Si no, mejor confiar en que vamos a revisar nuestra agenda y nuestra lista de tareas y, gracias a ello, no se nos pasará nada.

No hacerlo así, es dar rienda suelta a las interrupciones y esto ya hemos visto en este post que no era un buen plan. Ser conscientes de que nuestro día a día es cada vez menos predecible, también ha de hacer  que nuestra agenda sea lo más relajada posible.”

Vivimos en un entorno VUCA (volatilidad, incertidumbre, complejidad, ambigüedad), que explicado de la mano del Consultor artesano en efectividad centrada en las personas, Jesús Serrano,  viene a ser:

“(…) Nos gustará más o menos pero, el mundo VUCA ya está aquí y, dado que sobrevive el que mejor se adapta, a los profesionales del conocimiento no nos queda otra que adaptarnos. Aprender efectividad personal es una opción integral que ayuda a desarrollar hábitos para mantener controlado el día a día y para mirar hacia el futuro con perspectiva.

Mantener controlado el día a día es recopilar todas las cosas que nos van llegando, bien desde el exterior o en forma de pensamientos. También es clarificar todos estos inputs, identificando qué representan para nosotros y tomando decisiones sobre ellos para posteriormente, organizarlos según su significado. El resultado es un mapa organizado de nuestra realidad que integra compromisos propios, posibilidades, ideas y compromisos que otros han adquirido con nosotros. Además, para que esta imagen sea útil, necesitamos sentir su fiabilidad porque además de crearla hay que usarla y mantenerla, revisándola con frecuencia.” (5)

En cualquier caso, los arquitectos tenemos bastante tendencia a dejar nuestra preciosa agenda abarrotada hasta límites insospechados y, como veremos, en esta reflexión esta no es la mejor opción.

Por un lado, es importante comentar que,  en nuestra lista de tareas de próximas acciones (que no agenda) ha de ir solo lo imprescindible y que tenemos un compromiso firme de hacerlo. Si hay algo que queremos hacer pero no hay compromiso, lo señalamos en otra lista.

De esta forma, como os podréis imaginar es totalmente desaconsejable, marcarnos en nuestra agenda aquello de: lunes: termino presupuesto, martes: comienzo con la seguridad y salud, miércoles: remato la memoria… Este tipo de planificación, que nunca jamás se cumple, solo nos está creando más frustración y desconfianza en nuestras propias decisiones.

Manejar bien nuestras reuniones, citas y agenda tiene su arte y su gracia. Seguramente, tú también te has habituado a tu forma de llevar la agenda, y quizás pienses que tampoco es tan grave lo que haces. Nosotros, así, pensábamos hasta que decidimos cambiar de estrategia, y no dar paso en la agenda a nada que no sea una cita ineludible, y, desde entonces, no hay color.

Así, las citas que tenemos y apuntamos en nuestra agenda, conviene que no sean excesivas y, en la medida de lo posible, de duración mínima. Si pueden ser por medio digitales en vez de desplazarte, mejor que mejor. Todo el tiempo que estamos reunidos estamos hablando de trabajo, pero no trabajamos en sí mismo. Hay que reunirse lo suficiente, para organizar y planificar, pero ni un minuto más. Todo lo que sea simplificar y ser más eficientes, hay que tenerlo muy en cuenta.  De esta forma, José Miguel Bolivar, desde su estupendo blog especializado en efectividad personal, lo tiene claro:

“(…) normalmente se entiende por agenda un contenedor en el que normalmente se mezclan eventos con tareas. Por lo general, coexisten elementos con fecha límite objetivas (impuestas externamente) y subjetivas (autoimpuestas).

Sin embargo en productividad (GTD), se entiende por agenda un contenedor en el que se depositan acciones que deben realizarse en una fecha concreta o en un momento concreto, siendo en ambos casos únicamente fechas objetivas (impuestas externamente)” (6)

Según GTD –como veremos con detenimiento en el último post de la serie- el tema de las fechas se debe tratar de manera mucho más laxa, marcando en la agenda cuantos menos hitos mejor. En este sentido, el experto en GTD, Jerónimo Sánchez, comenta que,

“(…) si un proyecto no tiene fecha límite, ¿cómo podemos controlar la fecha de entrega final?

Acostumbrados a ponerle fechas de vencimiento a todo, el prescindir de fechas de vencimiento formales para los proyectos debe sonar irreal, por decirlo suavemente. Sin embargo, hay una razón de peso para hacerlo. Ponerle fecha límite a un proyecto hace que vayamos retrasando su ejecución todo lo que podemos, hasta que consideramos que ya no se puede esperar más, en lugar de intentar acometer cada siguiente acción lo antes que nos permitan las circunstancias. Este es un fenómeno que seguro habéis experimentado muchas veces, no me lo estoy inventando, y además está respaldado científicamente. ElDr. Piers Steel ya lo documenta exhaustivamente en su libro Procrastinación, cuya lectura os recomiendo.” (7)

En cualquier caso, volviendo al tema de la agenda en sí misma, cuando tenemos una fecha final para entregar un proyecto, solo esta fecha es la que tenemos que tener grabada a muerte en nuestra agenda y casi seguro que, aun sin quererlo, en nuestra memoria.

Esa fecha es la única fecha que debe identificar nuestro cerebro como fecha real. No vale jugar a auto-engañarnos con otras fechas subjetivas; conviene ser sinceros y claro con nosotros mismos. Sólo si son fechas objetivas, son obligatorias y si no son fechas objetivas, nos liamos nosotros solos. Así, otro de los estandartes de la productividad, Jordi Sánchez, lo tiene muy claro:

“(…) El calendario o la agenda no sirve para apuntar tareas. Olvídate de tenerlo todo apuntado en un calendario o en una agenda, ya que estas herramientas sirven para apuntar compromisos con día y hora concretos, no para apuntar cualquier cosa.

El mejor sitio para apuntar nuestras tareas es una lista de tareas. Podemos organizarla de muchas formas, yo personalmente utilizo Wunderlist, pero hay muchas otras como Hightrack, Nirvana o Facilethings que pueden servir además de, evidentemente, las listas en papel, que son las más fáciles de gestionar.” (8)

Por ello, conviene evitar en lo posible aquello de inventarnos fechas previas como si fueran reales y urgentes y, además, para más inri anotarlas en nuestro google calendar.  Si lo hacemos y no las cumplimos, lo que conseguiremos es, por un lado, frustración y estrés y, por otro, que nuestro calendario/agenda se emborrone con datos que, como bien sabemos, no ayudan al buen uso de nuestra agenda.

Así, la agenda sólo debiera quedar para fechas, realmente, inamovibles que, normalmente, vienen de terceros.

En cualquier caso, a veces, es inevitable usar fechas previstas, pero es importante que estas no vayan a tu calendario. Mejor que acompañen discretamente a la tarea o acción a realizar.

El otro “truco” importante es desglosar una gran tarea en pequeñas tareas y así es mucho más fácil que no se amontone todo para el final y que luego, más allá de nuestra capacidad para organizarnos, no haya posibilidad real de poder con todo. Podríamos decir algo así como: trocea y vencerás. Si tenemos, por ejemplo, como tarea hacer el presupuesto del proyecto; esta acción puede ser que nos de mucha pereza el hacerla. En este caso, sí conviene ser amables con nosotros mismos y ver la forma de seducir a nuestro propio cerebro para que le entren ganas de ir a por ello. Así, si el presupuesto queda troceado en varias partes, podremos hincarle el diente con más comodidad al tema; con el plus que genera ir tachando hitos en el camino. Estas pequeñas gratificaciones, nos ayudan a avanzar pasito a pasito; sin pausa, pero sin prisa.

3_ DIFERENCIAR ENTRE COMPROMETERSE Y COMPROMISOS

Son tiempos burbujeantes y hay que estar preparado para la locura del día a día. Parece que todo es para ayer y a las habituales interrupciones se unen las propias de la nueva era digital que nos toca vivir.

Además, solemos medio comprometernos a que haremos algo; este compromiso es sólo con nosotros mismos; pero, nos gusta poner fecha e incluso hora. Digamos que es como si dijéramos nos comprometemos al 70% a que lo haremos; y esto no funciona. O te comprometes o no te comprometes. Eso de, mañana a las 11 me pongo con las instalaciones sí o sí; y la realidad es que suele ser no o no, y la tarea va pasando de fecha. A esto, Jordi Fortuny, desde su blog Efectivitat, les llama “tareas saltarinas”;

“(…) Y respecto a lo importante, al contenido, ¿tareas y citas? ¿sólo citas? ¿tareas, citas y notas? Partimos de la base que en la agenda solo debería haber los compromisos con fecha, las otras cosas deberían tener su lugar específico. Aunque también es cierto que la agenda podría cumplir varias funciones, en este caso, las cosas podrían estar juntas, pero nunca revueltas.

¿Cómo llevas las tareas saltarinas? ¿Sabes que son? ¿Esas de, las planifico hacer el viernes, el viernes ocurre algo y las paso al lunes? ¿Esas que te llenan la agenda de tachones? Programar tareas en la agenda normalmente es un error. Si tienes la agenda llena de tachones, es que estas planificando más de lo que tu entorno te permite. La agenda debe convivir con tus listas de tareas, que son el hábitat natural de estas”. (9)

Con todo ello, necesitamos tranquilidad y cierto control de la jugada, para desarrollar nuestra creatividad  como arquitectos. Si nos dejamos llevar por estar siempre pendientes de las redes sociales o de las notificaciones del móvil, nuestra productividad y calma se tambalean sobremanera.

Además, estamos siempre haciendo planes y empeñados en que las cosas tienen que ser como a nosotros se nos ha ocurrido.

Así, ser demasiado rígidos nos dará demasiados dolores de cabeza; por lo tanto ¡mejor ser como juncos! Así, siguiendo con Jerónimo Sánchez:

“(…) Los que llevamos tiempo estudiando sobre efectividad personal —o el noble arte de ser eficiente al mismo tiempo que se es eficaz—, tenemos una cosa clarísima: vivimos en tiempos líquidos, como muy bien describió el sociólogo Zygmunt Bauman, donde la única constante es el cambio. Da igual que pienses que preparar ese informe para tu jefe es importante, siempre puede suceder algo durante las próximas horas o días —y generalmente sucede—, que hará que su prioridad cambie antes de que hayas tenido ocasión de ponerte a la tarea de prepararlo.” (10)

Hagamos lo hagamos, cada vez es más importante estar muy concentrado en el aquí y ahora, dejar de lado las mil distracciones que nos acechan en el día y día y saber concentrarnos en lo que estamos haciendo. Vivir con plenitud es una aspiración legítima y hay que hacer los esfuerzos que hagan falta por conseguirlo. Saber poner el foco y no despistarnos, no es sencillo de lograr, pero vale la pena el intento. Poder estar en nuestro fluir natural y no querer hacer más tareas de la cuenta, es el mejor plan para ser realmente eficientes. En demasiadas ocasiones la gula de hacer, nos lleva a callejones sin salida. Por eso, es importante mantener la calma y saber decir que no a muchas actividades que nos proponen o nos proponemos nosotros mismos. Desde ahí, sí es posible responsabilizarse de cada acto que hacemos y asumir las consecuencias que se deriven.

Sin embargo, este planteamiento que de partida no parece tan difícil, en la realidad se hace bien complicado y lo normal es que termine siendo más una suma de buenas intenciones que de realidades concretas. De esta forma, se generan dos movimientos en nuestro cerebro; por un lado, al no poder comprometernos con nosotros mismos, terminamos no fiándonos de lo que pensamos y, por otro lado, como no cumplimos lo que queremos hacer, esto va generando una sensación de incertidumbre constante.  Y no hay que olvidar que de este punto al stress y a la angustia hay un paso. Cuanto más nos conozcamos a nosotros mismos y nuestras capacidades, mejor lidiaremos con esta realidad.

En cualquier caso, conviene ser realistas y  más allá de lo que sería ideal, la sociedad en la que vivimos nos inunda nuestra agenda y nuestro día a día de actividades. Bueno… nos inunda o nos dejamos inundar; muchas veces, es más un problema de que nosotros no somos capaces de poner límites que otra cosa.

La eficiencia el arte de hacer lo que toca en el momento adecuado.

Como siempre nos gusta recordar, no hay gestión del tiempo, ni buena ni mala, gestionamos nuestras prioridades y, en última instancia, a nosotros mismos.  ¡Ah!! Y lo que no hacemos nunca, es eso de ¡matar el tiempo!! Pobrecito el tiempo, con lo valioso que es y encima ¡nos lo queremos cargar!

Todo lo demás son cuentos que nos decimos para justificarnos que no tenemos tiempo. La realidad es que, tenemos el mismo tiempo que todo el mundo, pero no hemos aprendido lo básico de eficiencia personal y, por lo tanto, nuestra productividad, se hunde por momentos.

Así, si somos capaces de tomar las riendas de nuestra vida, olvidarnos por un rato de nuestras ancestrales creencias, todo irá mejor.

Productividad no significa hacer más; significa hacer lo que, realmente, es necesario hacer y, sobre todo, hacerlo sin estrés. La consecuencia lógica es que, además, terminamos haciendo en el mismo tiempo más tareas y mejor, ¡lo cual es la bomba!

Y tú ¿cómo tienes la agenda? ¿Nos lo cuentas?

Autores del post: Agnieszka Stepien + Lorenzo Barnó (Stepienybarno)

(1)_ 3 Estrategias para lograr una reunión de trabajo productiva

Por Rosa Ortiz

http://organizatutrabajo.com/reunion-de-trabajo-productiva/

(2)_ Las ventajas de las videoconferencias

Por Alberto Villanueva

http://www.haganegocios.com/las-ventajas-de-las-videoconferencias-o-conferencias-telefonicas-para-aumentar-tu-productividad-y-que-tu-negocio-sea-mas-rentable.html

(3)_ 5 trucos de Ultraproductividad para empresas

Por Isra García

http://isragarcia.es/5-trucos-de-ultraproductividad-para-empresas?utm_medium=feed&utm_source=feedpress.me&utm_campaign=Feed%3A+isragarcia-es

(4)_ Mis reglas de oro para mis reuniones

Por Berto Pena

http://thinkwasabi.com/2013/09/mis-reglas-de-oro-para-mis-reuniones/

(5)_ Quieras o no, vives en un entorno VUCA, descubre cómo moverte en él.

Por Jesús Serrano

http://www.sintetia.com/quieras-o-no-vives-en-un-entorno-vuca-descubre-como-moverte-en-el/

(6)_ Aprende a Liberarte del Estrés con GTD®: José Miguel Bolívar

Por José Miguel Bolivar.

http://www.redesproductivas.com/aprende-a-liberarte-del-estres-con-gtd-jose-miguel-bolivar

(7)_Fechas límite y proyectos GTD.

Por Jerónimo Sánchez

http://jeronimosanchez.com/fechas-limite-y-proyectos-gtd/

(8)_ Tenerlo todo apuntado es la única forma de no olvidarnos de nada sin estresarnos

Por Jordi Sánchez.

http://jordisanchez.info/organizacion-personal/tenerlo-todo-apuntado/

(9)_ Enséñame tu agenda y te diré quién eres

Por Jordi Fortuny

http://efectivitat.com/2016/07/ensename-agenda-te-dire-quien/

(10)_ Asignar prioridades no es priorizar

Por Jerónimo Sánchez

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