CUARTO MANDAMIENTO DEL ARQUITECTO PRODUCTIVO: No procrastinarás #ArquitectoProductivo

Hoy, vamos con una palabra que hasta no hace mucho no era muy usada; pero que, en los tiempos que corren, se ha vuelto fundamental: procrastinación.

Como siempre, seguimos pensando en voz alta y compartiendo con vosotros lo que vamos aprendiendo de este fascinante mundo de la productividad.

Así que, si te apetece reflexionar un poco sobre esas tareas que sabemos que hay que hacer, pero que, por A o por B, no terminamos de meternos con ellas, ¡toca seguir leyendo!

1_ ¿TÚ TAMBIÉN ERES UN PROCRASTINADOR?

Vivimos en una especie de polaridad constante, por un lado, todo parece que tiene que ser para ayer y, por otro lado, decenas de cosas que sabemos que tenemos que hacer, las vamos dejando para mejor suerte. Lo del refrán de no dejes para mañana lo que puedas hacer hoy, parece que no sea algo que nos guste mucho.

Así, cuando nos apartamos del camino para conseguir nuestras metas y objetivos, o sencillamente, no hacemos algo que es necesario y lo dejamos para mañana, y mañana para pasado mañana, lo que estamos haciendo es procrastinar.

Con la excusa de no tengo tiempo, se nos olvida hacer lo importante, y no olvidéis que, como vamos viendo, el tiempo no se gestiona; lo que gestionamos, en última instancia, es a nosotros mismos. Pero el tiempo es el que es y es el mismo para todos.

Para más inri, en el mismo acto de dejar de hacer eso que sí que debemos hacer, solemos ser bastante conscientes de que no es la mejor decisión y, aun así, lo hacemos.

En esta línea de pensamiento, Antonio José Masiá, comenta en su blog:

“(…) La palabra «procrastinar» tiene origen en el vocablo latino «procrastinare». Se compone de la preposición «pro» que significa «delante o en favor de» y el adverbio de tiempo «cras» que significa «mañana».

Ya en la antigua Roma, el gran filósofo, orador y cónsul romano Marco Tulio Cicerón, usó el término en uno de sus más famosos discursos contra Marco Antonio «in rebus gerendis tarditas et procrastinatio odiosa est», «en todos los asuntos, la tardanza y la procrastinación son odiosas». Como podemos ver se trata de un término que se viene usando desde hace siglos.” (1)

Viene de muy antiguo, pero lo que también es cierto es que, procrastinar es el verbo de moda de la Nueva Era Digital. Hay tantos estímulos y tareas para hacer que nunca hay momento para hacer lo que, en realidad, nos conviene.

De esta forma, se nos puede pasar el día, haciendo y haciendo, pero ¡sin saber muy bien qué demonios estamos haciendo!

Al comenzar la mañana o al final de día –depende de los ritmos de cada un@–, lo ideal es “planificar” lo más importante y eso incluye los marrones que nunca queremos hacer.

¿Sabéis que la procrastinación se considera  un complejo trastorno de nuestro comportamiento?

La procrastinación es algo mucho más serio de lo que parece, y llevado al extremo puede resultar toda una patología, como analiza el Dr. Steel en su libro Procrastinación.

En la misma línea, tal como apunta Díaz Morales, podemos pensar que,

“(…) la procrastinación es un comportamiento asociado a otros problemas, solucionando el síndrome asociado puede arreglarse esta tendencia a procrastinar. Las estrategias de gestión del tiempo suelen tener buenos resultados en estas personas así como las terapias cognitivas.” (2)

Aunque no hayas oído jamás la palabra, casi seguro que tú, en mayor o en menor medida, también eres un buen procrastinador.

En palabras de Juan Francisco Díaz Morales, investigador y profesor de la Facultad de Psicología de la Universidad Complutense de Madrid,

«Todos aplazamos pero no todos somos procrastinadores. Los procrastinadores retrasan de forma recurrente el inicio de las tareas y al hacerlo padecen ansiedad y preocupación«.

Es decir, se trata de ir posponiendo tareas, de un día para otro, y así hasta el infinito. Estas tareas no son prescindibles; más bien al contrario, son acciones que en el fondo bien sabemos que hay que hacer, pero que nos auto-engañamos para no hacerlas.

¿Que nos dices de ese apasionante momento que va llegando cada trimestre y que tiene que ver con “hacer el IVA”? Los arquitectos, en general, tenemos especial aberración por las tareas administrativas y no es de extrañar que las vayamos posponiendo, pues siempre hay algo más entretenido y, aparentemente, más necesario –por lo menos en nuestra imaginación- que hacer.

Francisco Sáez, en su estupendo blog, nos da algunos consejos sobre el tema:

“(…) Establece una recompensa para cuando termines esa tarea que se resiste. Motívate pensando en lo que harás después de hacerla -algo que realmente te apetezca, te relaje y no suponga ningún esfuerzo-. Define tus propios incentivos.

Haz que sea divertido. Si se trata de una tarea aburrida, busca maneras de hacerla divertida. Juegos, estrategia Seinfield, técnica Pomodoro, recompensas en cada avance, etc.

Hazlo público. Si se trata de un reto importante, hazlo público. Habla de ello con tu familia y con tus amigos, publícalo en tus redes sociales, en tu blog… Te sentirás responsable y comprometido, y te costará aplazar el trabajo.” (3)

Así, si por ejemplo, llevamos viendo la carpeta “reparcelar la finca Juan Pedro González” durante semanas,  no significa que se vaya a hacer solita. Tampoco que por verla todos los días vayamos a, en un ataque de eficiencia, ponernos con ella, cuando en realidad  nos gusta mucho más dejar el último detalle de nuestro proyecto preferido resuelto como si no hubiera un mañana.

Pues no, todos los días hay que hacer y además, a ser posible con buen ánimo, aquellas tareas que no nos gustan, pero que hemos decidido que sí que hay que hacer. Si para eso hace falta que nos auto-engañemos con algún premio, pues adelante. Con el tiempo, iremos viendo que hacer esas tareas todos los días nos hace tanto bien, que no hará falta ninguna recompensa.

Por otro lado, si vemos que se nos acumulan esas tareas que tanto nos gusta hacer a los arquitectos, como hojas de encargo, impuestos, declaración de la renta, ordenar facturas, hacer facturas ¡pagar facturas! y todo este sinfín de estimulantes actividades, es mejor nuevamente, agruparlas y buscarles un momento del día para hacerlas sí o sí. Ir dejando a todos estos papeles que vayan cogiendo polvo y echándolos por la mesa sin mucho orden, no hará más que volvernos todavía más improductivos.

Ejecutarlas a su tiempo, sin prisas, reduce las posibilidades de meter la pata, lo cual a medio y largo plazo nos ahorra mucho tiempo y energía.

En cualquier caso, cuando hablamos de procrastinación, mentalizarse es la clave principal para sí hacer lo que hay que hacer cuando es el momento de hacerlo.

2_ AQUÍ Y AHORA

Es clave la idea de divide (y agrupa) y vencerás. Muchas veces las tareas imposibles, no son tales, sino que sólo son auténticas montañas que, así tal cual, se nos hacen inabarcables. Por eso, es muy importante desmenuzar lo más posible todo lo que tengamos que hacer. Así, si lo hacemos con precisión, quizás, en una horita sí que podamos hacer algo de ese monstruo que tanto nos asustaba, pero que, hasta que no lo hemos diseccionado, era imposible meterle mano.

A su vez, es bueno agrupar tareas; si vamos a llamar a Paco y a Tere, mejor lo hacemos seguidos y cuando sea el momento oportuno, no cuando nos venga a la mente.

Aquí, conviene recordar que cuando en productividad hablamos de proyectos, evidentemente no se refiere a nuestros proyectos de arquitectura; en este caso, la agrupación de dos o más tareas, como veremos con más detenimiento cuando lleguemos al post de GTD, es un proyecto.

En cualquier caso, la gracia de asunto es tener claro que es un proyecto y que no es un proyecto y una vez decidido que tenemos un proyecto para hacer, ver cuál es la primera tarea por hacer. Así, priorizar una tarea sobre otra, en función del aquí y ahora en que se vaya a ejecutar, es fundamental para avanzar con dicho proyecto.

Como bien se encarga de recordarnos Jerónimo Sánchez,

“(…) Sin priorizar sería prácticamente imposible avanzar en los proyectos importantes que aportan valor a nuestro trabajo, ya sea en la oficina o en casa. El problema es que nos hemos pasado media vida intentando priorizar de la manera equivocada, dando por sentado que una vez determinada la importancia de una tarea, dicha importancia ya no cambia hasta que llega el momento de hacerla.

La clave para saber lo que hay que hacer (y lo que no) está en resistir la tentación de “clasificar” las tareas según criterios y juicios de valor que a buen seguro van a cambiar en cuanto sigan llegando más compromisos a nuestro sistema. En su lugar, debemos aprender a evaluar cada vez todas las opciones disponibles, de modo que podamos elegir la que en ese momento tiene más sentido por encima de las demás.

Para hacer esto debemos utilizar nuestra intuición, que debe estar bien entrenada y tener detrás un buen sistema que le de soporte y la guíe en la toma de decisiones.

Es decir, asignar prioridades no es priorizar, es jugar a ser adivino. Las prioridades no se asignan -lo que equivaldría a asumir ingenuamente que nuestro entorno no va a cambiar de aquí a que vayamos a ejecutar la tarea en cuestión—; las prioridades se evalúan sobre la marcha, siempre que sea necesario tomar una decisión con respecto a qué es lo siguiente que vamos a hacer.” (4)

Así, no vale de mucho haber planificado de demasiado lo que hay que hacer, pues el momento presente es bastante variable y tener demasiadas tareas decididas con antelación nos puede llevar a la frustración por no poder hacerlas.

En esta misma línea, José Miguel Bolivar,

“(…) Una de las razones por las que planificar a nivel personal es contraproducente es que establecer un plan exige una cantidad considerable de esfuerzo mental, ya que implica un número significativo de manipulaciones de símbolos abstractos para las que nuestro cerebro no está particularmente bien preparado. El problema es que este sobrecoste no solo no ayuda a que se alcancen antes los objetivos sino que generalmente produce lo contrario.” (5)

3_ SER COMO JUNCOS.

Tener listas de tareas está muy bien. Si, además, sabemos organizarlas en función de contextos, mejor que mejor; pero, lo que es la bomba es ser lo suficientemente flexibles para ir adaptando lo que tenemos que hacer a las circunstancias reales de nuestra jornada (tanto personal como laboral).

De hecho, como podemos leer en este post de 20minutos: “Hasta un 60% aumenta la productividad de los empleados y un 80% la satisfacción de los clientes gracias a la aplicación de políticas de flexibilidad (…).” (6)

En general, suele ser un buen plan tener, por un lado, objetivos claros a los que enfocarse y saber que eso facilitará el camino. Por otro lado, saber que nuestros deseos a veces no afinan demasiado con lo que nos conviene hacer; no es bueno, empecinarse en que algo sea como nosotros pensamos que tiene que ser. No tener todo controlado, en gran parte, también, es necesario.

Conviene recordar que aunque pensamos que controlamos lo que hacemos, la realidad es que nuestra vida está en gran parte regida por nuestro inconsciente. Solo un 10 % de nuestra realidad está dirigida por nuestro consciente; sin embargo, desde ahí, por ejemplo nos ponemos grandes metas que, evidentemente, nunca cumplimos. La diferencia entre nuestra realidad y los sueños es demasiado grande, lo cual dificulta que se cumplan. Pero, si somos capaces de soñar en chiquito, de ponernos metas alcanzables, algo que sí o sí puedo hacer hoy, podemos dar pasos y, poco a poco, avanzar en la dirección correcta.

Así, nuestro consciente, que cree ser el capitán de la nave, no tiene tanta importancia como nos pensamos.

A su vez, el control en sí mismo, o la sensación de control, es algo que suele ser pan para hoy, hambre para mañana.

Estar atentos, escuchar la situación y, como se habla en el mundo del emprendimiento, pivotar a tiempo es una gran virtud. La combinación de ambas actitudes hace que nuestra vida personal y profesional vaya por buen camino.

En palabras del médico hindú Deepak Chopra:

“(…) No escuches a la voz que dice que tienes que estar al mando, que dice que la vigilancia obsesiva es la única manera de que algo se haga. El resultado de que intentes con tanta intensidad el forzar las cosas puede no ser tan bueno para ti como el que viene de manera natural. Has liberado tus intenciones al suelo fértil de la potencialidad pura, y van a florecer cuando la temporada sea la correcta.” (7)

Las cosas suelen tener sus propios ritmos y querer imponernos demasiado, nos genera un gasto de energía excesivo. Además, en general, no somos demasiado eficientes con lo que nos hemos comprometido (procrastinación), con lo cual llega el momento de la ansiedad e, incluso, de la culpa.

A su vez, no hay que olvidar que, en la vida no suele haber demasiadas cosas que tengan una secuencia ordenadamente lineal; de hecho, en la naturaleza una de las pocas cosas que prácticamente no existe es la línea recta.

Pensar que, viene una cosa y luego otra y que, así, podemos tener el control, es engañarnos de mala manera.

Como comenta David Sánchez,

“(…) Te guste o no, en tu vida se producirán situaciones imprevistas de mayor o menor trascendencia. Puede ser en el ámbito personal o profesional. Da igual. Algunas serán situaciones que podías haber previsto. Otras, por mucho que hubieses querido, hubiese sido imposible de prever. También da igual.

El descontrol forma parte de tu vida porque forma parte de la vida. En sí mismo, no es malo siempre que sea un descontrol controlado.

Para permitirte momentos de descontrol debes partir de una situación de control y, además, tener la capacidad de volver a recuperar el control perdido cuando tú quieras.” (8)

Así, visto lo visto, y sabiendo que posiblemente mientras leíste este post, hayas dejado de terminar ese presupuesto que tanta pereza te da (pero que hay que hacer sí o sí), o que los sobres que huelen a recibos y rollos administrativos estén amontonándose a tu vera, sería genial que nos cuentes !cómo procrastinas tú!!

Nos encantaría saber cuáles son esas tareas que más pereza te da hacer y, por otro lado, cuáles se cuelan en tu día a día, haciendo que lo importante, muchas veces, pase a tareas pendientes.

Autores del post: Agnieszka Stepien + Lorenzo Barnó (Stepienybarno)

(1)_ Procrastinación (I): Un hábito irracional

Por Antonio José Masiá

http://www.cambiandocreencias.com/procrastinacion-i-un-habito-irracional/

(2)_ ¿Es tu hijo un procrastinador?

http://www.lagacetadesalamanca.es/salud/2014/12/08/hijo-procrastinador/132897.html

(3)_ 20 Estrategias Para Dejar de Procrastinar

Por Francisco Sáez

http://facilethings.com/blog/es/how-not-to-procrastinate

(4)_ Asignar prioridades no es priorizar.

Por Jerónimo Sánchez.

http://jeronimosanchez.com/asignar-prioridades-no-es-priorizar/

(5)_ #cienciaGTD: Por qué adaptarse es mejor que planificar

Por José Miguel Bolivar.

http://www.optimainfinito.com/2016/03/cienciagtd-por-que-adaptarse-es-mejor-que-planificar.html

(6)_ La flexibilidad laboral eleva hasta un 60% la productividad
http://www.20minutos.es/noticia/1676388/0/flexibilidad-laboral/empresas-productividad/empleo-trabajadores/

(7)_ 5 Pasos para establecer intenciones poderosas

Por Deepak Chopra

http://consejosdelconejo.com/2015/12/20/5-pasos-para-establecer-intenciones-poderosas-por-deepak-chopra/

(8)_ Perder el control

Por David Sánchez

http://controlyperspectiva.com/perder-el-control/

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