OCTAVO MANDAMIENTO DEL ARQUITECTO PRODUCTIVO: Aprenderás a usar las herramientas digitales propias de tu tiempo #ArquitectoProductivo

Cuando llegó Autocad muchos arquitectos fueron los que miraron con desprecio el tema y pensaron que donde estuviese un buen rotring que se quitase cualquier modernidad. Al poco tiempo, quienes así pensaban quedaron aplastados por su propia involución.

A día de hoy, no hablamos de una herramienta o algo que cambia de manera drástica la forma de proceder; hablamos de un todo que ha cambiado  la forma de estar en el mundo. La red y todo lo que genera hace que vivamos diferente a como lo hacíamos hace cuatro días; son cambios profundos y conviene adaptarse a ellos.

Herramientas como el correo electrónico, se instalaron, de un día para otro, en nuestras vidas y nadie nos enseñó a manejar. Así, hay multitud de temas que conviene tener claro a la hora de ser eficientes en  el mundo digital y, normalmente, no les prestamos demasiada atención.

Sobre todo esto, y mucho más, va el post de hoy.

……………………………………………….

1_ COMENZANDO BIEN EL DÍA.

Todos, o casi todos, usamos las redes sociales y las hacemos desde la intuición de como se usan; pero tener unas redes sociales, con carácter profesional, no es tan sencillo como podría parecer. No vale llegar al estudio y comenzar a repartir “me gusta” en el Facebook y navegar de proyecto en proyecto en busca del voladizo más osado. Esto no tiene nada que ver con aprovechar las posibilidades de la red para tu día a día. Sobre este tema ya hemos hablado mucho desde Stepienybarno, pero vale la pena recordarlo. Ni siquiera ser nativo digital te garantiza que vas a saber usar la red como es más conveniente para ti (ver aquí).

Como ya hemos visto en las entregas anteriores de esta serie “El arquitecto productivo”, las primeras horas del día son sagradas y como tales hay que tratarlas. Levantarnos con calma, no entrar directos al estudio, es requisito imprescindible para que el día vaya rodado. En demasiadas ocasiones, se nos quedaron temas pendientes del día anterior y conforme comienza el día no pensamos en otra cosa que acabarlos. Así vamos siempre, acabando presupuestos, acabando los detalles, acabando… pero no nos paramos a pensar qué es lo que, realmente, es más productivo hacer en el momento presente.

Así, Tania Sanz, experta en buenos hábitos, nos propone el siguiente método para ser más productivo,

“(…) Muchas veces nos obsesionamos con una lista interminable de cosas por hacer durante el día. Lo que genera demasiado estrés incensario por intentar a completar todas esas tareas. Esta carrera por terminar en el menor tiempo posible tu lista de actividades, repercute en tu estilo de vida.

El método que te sugiero es, elegir tres grandes tareas para hacer ese día. Estas son las tareas importantes, aquellas tareas que moverán tu trabajo adelante. Se trata de tareas como la planificación a largo plazo, el pensamiento estratégico, la toma decisiones complejas. Tareas que son importantes y desafiantes. Las tareas que requieren pensamiento profundo, la disciplina y la motivación interna que solo tus mañanas pueden lograr.

En base a estas tres selecciona solo una. Esta debe ser la más importante con la que estarás comenzando tu día.” (1)

Así, una vez que encaramos la jornada laboral, será de vital importancia no dejarnos llevar por whatsapp, correos y redes sociales. Es importante, tener un tiempo para pensar en lo que haremos y otro tiempo para comenzar haciendo lo que realmente es imprescindible, por mucha pereza que nos de hacerlo. Como bien dice, Gabriel García,

“(…) Empezar el día dedicándonos a aquello que sabemos que nos hará bien. Imaginemos un tipo que tiene que escribir un artículo y antes de empezar, sin embargo, lee los correos pendientes, atiende las alertas de las redes sociales y contesta un par de whatsapps. ¿Resultado? Cansancio antes de empezar. Cenicienta bien puede ir al baile y dejar esas otras cosas que requieren menos brillantez para después.” (2)

Desde hace bastante tiempo, comenzamos el día con nuestra hora de oro, en la que no tenemos que hacer nada aparentemente productivo; pero que nos da la tranquilidad para encarar bien el día. Posteriormente, sin ningún tipo de interrupción, pasamos a ejecutar lo más importante del día, esas dos o tres tareas que son imprescindibles. Por cierto ¡qué importante tener desactivados todo tipo de pitidos!!

Completar esa o esas tareas clave, nos hace tener media partida ganada.

2_ EL BENDITO / MALDITO CORREO ELECTRÓNICO

Como te podrás imaginar, es muy mal plan comenzar el día abriendo el correo electrónico y contestando según orden de llegada de los mensajes. Eso es algo que es muy improductivo, pero que, si no te has parado un momento a reflexionar sobre ello, seguramente, harás todos los días.

Tampoco, mejora la cosa comenzar abriendo el whatsapp en vez del correo! En cualquiera de los dos casos, ya se comienza el día con un gol en tu contra. A partir de ahí, toca comenzar a recuperar y eso nos lleva a gastar energía extra.

Por ello, no puede ser que el correo sea quien organice nuestro día a día y, además, está más que estudiando que con abrir el correo dos  o tres veces al día es más que suficiente. Como bien apunta, en este sentido,  Jordi Fortuny,

“(..) El correo debe estar cerrado la mayoría del tiempo, solo debes abrirlo cuando tengas programado gestionarlo, es una herramienta de comunicación asíncrona, aunque mucha gente la está convirtiendo en síncrona; cuantas veces te han llamado para decirte: te he enviado un correo y no me has dicho nada, y tu preguntas: no lo he visto, ¿cuándo me lo enviaste? y te responden: hace 5 minutos (:-S); así que no caigas en la trampa, ¡es asíncrono!; y lo debes de gestionar y utilizar como tal (¡tú el primero!).” (3)

Sin embargo, nos empeñamos en tener el correo siempre abierto, pensando que puede entrar un correo muy importante en cualquier momento. Pero la realidad no es así, casi nunca entra un correo que no pueda esperar dos o tres horas a ser revisado.

Siguiendo esta idea, Laura Ruiz, comenta que,

“(…) Empiezas a trabajar, abres el correo nada más arrancar y se queda abierto el resto del día. A veces hasta le das a recargar cada dos por tres por si acaso llega algo interesante… o poco interesante, eso es lo de menos.

¿Sabes que esto es como si tuvieras el teléfono pegado a la oreja por si acaso alguien llama? ¿Absurdo verdad? El email, el teléfono, el ordenador y mil artilugios y dispositivos más, son simples herramientas. La pieza clave y central eres tú, no lo olvides, no dejes que dicten tu rutina diaria.” (4)

Recuerda que los correos urgentes no existen.

Así, respeta tu tiempo para el correo, marca franjas de tiempo para revisarlo y no te salgas de ahí; si por ejemplo, decides que sea a media mañana y a media tarde, pues sólo entonces lo abres. De esta forma, no estás pendiente del tema más cuando toca; eso sí, cuando lo abras, estate al cien por cien a lo que estás. Recolecta rápido lo que llegue, transfórmalo en tarea (acción) en el caso de que se pueda convertir en algo ejecutable y organízate de la mejor manera.

Sobre esto reflexiona Jerónimo Sánchez:

“(…) Si abres un correo, tiene que desaparecer del buzón Oblígate a pensar detenidamente qué es lo que significa cada correo que abras, y haz un esfuerzo consciente por no cerrarlo sin procesar. (5.1)

“(…) Se trata de implementar un flujo de trabajo que te permita vaciar la bandeja de entrada de manera frecuente, al mismo tiempo que tienes una idea clara de lo que tienes que hacer sin tener que volver a leer los correos una y otra vez, y que puedes encontrar aquellos emails que tienen información útil cuando la necesitas. Esa es la única manera de trabajar productivamente con el email manteniendo una sensación de control relajado y sin estrés.” (5.2)

Curiosamente, a pesar de la eclosión del mundo 2.0, el correo electrónico sigue vigente, pero la mayoría de la gente lo usa tal como se le ocurrió empezar a usarlo hace diez años. En este sentido, Enrique Dans, en uno de sus post, comentaba que algo tan sencillo como marcar prioridades en tu bandeja de correo, facilita mucho tu día a día; es decir, se revisan los correos y los que tienen más importancia quedan en la carpeta de prioridad alta y los que no lo son tanto, como correos comerciales o notificaciones de las redes, quedan en carpetas de prioridad baja (que se leen, en caso de leerse, cuando haya un hueco de tiempo); así, en el último lugar de esta cadena de prioridad quedaría la carpeta de spam.

En cualquier caso, es bueno que eches un ojo a buenas recomendaciones para gestionar mejor tu correo electrónico (algunas de ellas por aquí).

3_ MUNDO DIGITAL

La Nueva Era Digital ha llegado para quedarse y con ella llegan multitud de nuevas posibilidades que está en nuestra mano aprovechar.

Pero, estos nuevos tiempos, como todo en la vida, tienen su parte positiva y su parte más peligrosa. Y el peligro viene disfrazado de bondades; nos venden por todos los sitios, lo maravilloso que es estar hiper-conectado y que la información fluye por doquier.

Pues sí y no; la conexión, bien usada, es maravillosa y saber acceder a la información, marca un antes y un después. Pero en ambos casos, es fácil que el tema se vaya de las manos; el acceso a la información puede ser gratificante pero también nos lleva infinidad de tiempo llegar a las fuentes que nos interesa. El peligro es claro: terminar navegando sin ton ni son y perder mucho tiempo.

Respecto al tema de estar permanentemente conectado, tenemos también el mismo problema;  si se nos va de las manos, lo cual, nuevamente, no es complicado, las interrupciones se convierten en una pesadilla para nuestra productividad y, en consecuencia, para nuestra vida. Tener bajo control este tema, requiere de mucha concentración y saber de qué va la película.

En cualquier caso, lo que hay que reconocer es que conviene, y mucho, saber cuáles son algunas de las aplicaciones más importantes. Por ejemplo, a la hora de almacenar -de una manera muy ordenada- la información, nos encontramos con el casi imbatible Evernote. Para saber más del tema podéis consultar el blog de David Torné, que además de ser experto en productividad lo es de Evernote (6).

Como bien apunta javycc,

“(…) Insistimos en aclarar que las aplicaciones informáticas no pueden ser en ningún caso un fin; es decir, una empresa no puede afrontar un proceso de cambio por la obligación de actualizar una versión de un sistema operativo o por “el capricho” de implantar una herramienta que está de moda. Las TIC son medios que nos ayudan a realizar determinados procesos de una forma más eficiente; pero, somos nosotros los que tenemos que decidir qué procesos queremos optimizar y cómo.

Si bien es cierto que, este tipo de herramientas pueden usarse para muchos propósitos dentro de una organización, en relación al cambio organizacional nos pueden facilitar la gestión de las siguientes actividades clave: gestión del conocimiento, innovación abierta, seguimiento de proyectos y gestión de la información compartida.” (6)

Así que, como siempre, confundir el medio con el fin es algo más habitual de lo que nos imaginamos. Por eso, es importante que todos estos cambios que van llegando de manera sistemática a nuestras vidas, los podamos procesar y que veamos la mejor forma de adaptarnos a ellos. La clave está en dominar la tecnología y no dejarse dominar por ella.

Si seguimos usando las herramientas digitales sin ton ni son, en la mayoría de las ocasiones lo que hacemos es perder tiempo y energía; eso sí, a cambio de pequeñas gratificaciones. ¿Y cuáles son esas gratificaciones? Pues pequeñas dosis de dopamina que segrega nuestro cerebro cada vez que llega un nuevo correo o alguien nos deja un mensajito en Facebook; nuestra mente nos engaña y nos hace buscar esos pequeños placeres de forma continuada.

A esto hay que añadir que nuestros teléfonos móviles muchas veces parecen más un repetidor que un teléfono. Hace falta, desconectar de tanto ruido (en todos los sentidos) y centrarnos en lo importante, siendo las herramientas, digitales o físicas, las que nos ayuden a conseguir nuestros objetivos. O hacemos que trabajen para nosotros o estamos perdidos.

De todas formas, es curioso que todos queramos saber vivir con eficiencia en estos nuevos y vertiginosos tiempos que nos tocan vivir y todos lo queramos hacer sin ningún esfuerzo en aprender a convivir con todo lo que tenemos a nuestro alcance. Si queremos cambios importantes, nos tenemos que acostumbrar a nuevas rutinas y hábitos saludables.

¿No invertimos en su día muchas horas en aprender a dibujar de maravilla en CAD para luego representar bien nuestros proyectos? Pues hoy ocurre igual; usar las redes sociales de manera profesional y productiva, no tiene nada que ver con subir fotos de tu excursión al monte o tener una web de hace 5 años que aunque a ti te parezca que es maravillosa, objetivamente casi seguro que supera ni el primer asalto. En nuestro blog, ya hemos hablado muchas veces sobre el mundo de Facebook o Twitter (aquí o aquí); así que, no insistimos sobre el tema.

En cualquier caso, no hay que olvidar que aunque, lo más importante en la red es estar como persona y no parecer un robot, muchas herramientas nos ayudan a gestionar los perfiles de una manera mucho más eficiente. ¿Algunas de ellas? Por ejemplo, Feedly, pocket, hootsuite, buffer o la popular bitly.

En palabras de  Daniel Iglesias, experto en comunicación para marcas:

(…) cualquier persona que trabaje con un ordenador podrá también programar las tareas más repetitivas para conseguir mejorar su productividad y tener más tiempo libre (importante que disfrutes de este tiempo libre y no trabajes más de la cuenta workaholic).

La primera parte de nuestro trabajo es definir nuestro trabajo y esto no es fácil. Se trata de hacer una lista de todas nuestras tareas de un día normal y dividirlas en todas las subtareas que podamos de forma que nos queden acciones muy sencillas e indicar el tiempo medio que tardamos en hacerlo.” (8)

Además de las redes sociales o el buen uso de los blogs y webs,  cada vez más herramientas digitales que pueden hacer tu día a día mucho más sencillo. Las más destacadas pueden ser: Google Drive, Google calendar (usando solo para anotar citas y no todo lo que tienes que hacer cada día),  Evernote, pocket o Feedly. Para temas de eficiencia personal (o el mal llamado gestión de tiempo) recomendamos Toodledo, Facilething (si quieres usarla a menor precio, mándanos un correo), Trello (cada vez más enamorados de esta aplicación) o Asana.

Si todo esto te suena a chino, en nuestra opinión, tienes un serio problema y conviene que, cuanto antes, te pongas las pilas y vayas haciendo tu vida un poco más productiva.

Bueno… en cualquier caso lo que más nos interesa es saber cómo tú lo ves, ¿nos lo cuentas?

Autores del post: Agnieszka Stepien + Lorenzo Barnó (Stepienybarno)

(1)_ 7 Pequeñas acciones que mejoran tu productividad a lo largo del día

Por Tania Sanz

http://canasto.es/blog/2015/02/acciones-rutina-manana

(2)_ La vida es más que una lista de tareas.

Por Gabriel García

http://elpais.com/elpais/2015/03/27/eps/1427474949_926013.html

(3)_ ¿Aún no gestionas tu email con el método Inbox 0?

Por Jordi Fortuny

http://efectivitat.com/2015/07/aun-no-gestionas-tu-email-con-el-metodo-inbox-0/

(4)_ 5 Errores (serios) que cometes con el email y destrozan tu trabajo

Por Laura Ruiz

http://caoscero.com/errores-gestion-correo-electronico/

(5.1)_ GTD para dummies

Jerónimo Sánchez

(5.2)_ #CoreGTD: Organizar el email de manera efectiva

Jerónimo Sánchez

(6)_ Evernote

(7)_ Las TIC como clave en el cambio organizacional

Por javycc

(8)_ CÓMO AUTOMATIZAR TAREAS PARA SER MÁS PRODUCTIVO

Por Daniel Iglesias

También te puede interesar:

PRIMER MANDAMIENTO DEL ARQUITECTO PRODUCTIVO: No pensarás que ser bombero es la solución #ArquitectoProductivo

https://stepienybarno.es/blog/2016/03/07/primer-mandamiento-del-arquitecto-productivo-no-pensaras-que-ser-bombero-es-la-solucion-arquitectoproductivo/

SEGUNDO MANDAMIENTO DEL ARQUITECTO PRODUCTIVO: No consentirás ser ineficiente #ArquitectoProductivo

https://stepienybarno.es/blog/2016/03/14/segundo-mandamiento-del-arquitecto-productivo-no-consentiras-ser-ineficiente-arquitectoproductivo/

TERCER MANDAMIENTO DEL ARQUITECTO PRODUCTIVO: No dejarás de hacer lo que, realmente, tienes que hacer #ArquitectoProductivo

https://stepienybarno.es/blog/2016/03/21/tercer-mandamiento-del-arquitecto-productivo-no-dejaras-de-hacer-lo-que-realmente-tienes-que-hacer-arquitectoproductivo/

CUARTO MANDAMIENTO DEL ARQUITECTO PRODUCTIVO: No procrastinarás

QUINTO MANDAMIENTO DEL ARQUITECTO PRODUCTIVO: Honrarás la administración de tu empresa #ArquitectoProductivo

https://stepienybarno.es/blog/2016/04/11/quinto-mandamiento-del-arquitecto-productivo-honraras-la-administracion-de-tu-empresa-arquitectoproductivo/

SEXTO MANDAMIENTO DEL ARQUITECTO PRODUCTIVO: No dirás el nombre de tu agenda en vano #ArquitectoProductivo

https://stepienybarno.es/blog/2016/07/12/sexto-mandamiento-del-arquitecto-productivo-no-diras-el-nombre-de-tu-agenda-en-vano-arquitectoproductivo/

SÉPTIMO MANDAMIENTO DEL ARQUITECTO PRODUCTIVO: Amarás tu salud sobre todas las cosas #ArquitectoProductivo

https://stepienybarno.es/blog/2016/11/30/septimo-mandamiento-del-arquitecto-productivo-amaras-tu-salud-sobre-todas-las-cosas-arquitectoproductivo/

* Este artículo ha sido escrito con carácter divulgativo y sin ningún tipo de ánimo de lucro. Así que, si te apetece compartirlo en cualquier otro medio, estaremos encantados de que lo hagas siempre y cuando cites el lugar donde lo has encontrado.

STEPIENYBARNO EN TWITTER _ @stepienybarno

STEPIENYBARNO EN LINKEDIN

STEPIENYBARNO EN FACEBOOK

* Stepienybarno está formado por Agnieszka Stepien y Lorenzo Barnó y desde mayo del 2009 estamos en la red con  la presente publicación digital (Blog) de arquitectura.

Nuestra actividad se sustenta en tres pilares básicos: la investigación, la publicación y la redacción de proyectos de arquitectura.

A su vez, somos socios cofundadores de SINERGIA SOSTENIBLE, redactores de LA CIUDAD VIVA y directores del blog de FUNDACIÓN ARQUIA.

* Los editores de esta publicación digital no nos hacemos cargo de de los comentarios y  conceptos vertidos en los textos firmados por otras personas, siendo éstos de responsabilidad exclusiva de sus autores.

* Tu comentario pudiera ser moderado, por lo tanto, aunque aparezca inmediatamente al ser publicado en la entrada, los editores de esta publicación digital nos reservamos el derecho tanto de editarlo (si fuera necesario, para hacerlo más legible) como de eliminarlo en el caso de que se usen expresiones incorrectas (descalificaciones, palabras malsonantes…). A su vez, si quieres comentar desde el anonimato puedes hacerlo, aunque, nosotros personalmente, agradecemos que tod@s nos podamos identificar.