Reflexión del curso y uso “particular” de GTD con Evernote

Hoy, os animamos a echar un ojo al post (trabajo de curso) que no hace llegar el alumno Jordi Morató de la última edición de CURSO ONLINE de PRODUCTIVIDAD para arquitectos.

¡Esperamos que sea de vuestro interés!

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Primero de todo agradeceros a los 2 y todo vuestro equipo la formación recibida y la interacción que ha habido /tal vez más menos que más) a través del grupo de Facebook.

La verdad es que este curso nos “pillo por sorpresa” pues como quien dice fuimos apuntados por Clara Rius para probar que todos fuésemos más productivos y eficientes…..y en Julio con el sprint de todo tipo de entregas.

Con todo hemos podido seguir el curso y asistir a las sesiones Zoom y ver casi todo el material que nos hicisteis llegar!. Sin que sirva de escusa, todo ello no me posibilito poder probar todas las Herramientas y hacer un auténtico “volcado de tareas/proyectos de mi cerebro al papel”.

Pero bueno….para ello me reserve Agosto! En Agosto intente visionar casi todo el curso y tras hacer el volcado escogí la herramienta Evernote después de consultar un poco la metodología GTD pasada a Evernote (notas=tareas, libretas=clasificación inbox, acciones siguientes, en espera…etc, y la ayuda de los “tags” según contexto, energía o tiempo que requiere una tarea).

La verdad que por ahora, a la espera de tener tiempo para probar el funcionamiento de facile things, me está funcionando bastante bien la Herramienta.

Escogí Evernote por aquella premisa de “si puedes conseguir utilizar una sola herramienta; mejor que mejor”. Y así es en mi caso. Sin duda Evernote para apuntar cosas, ideas, fotografiar manuales, notas, etc, o simplemente gravar un audio rápido en caso de no tener tiempo ni para escribir va increíble.

Es muy intuitivo y su motor de búsqueda es magnífico. Cuando leí en uno de los artículos el gran número de usuarios que lo utilizan a diario y lo definían como “el casi imbatible Evernote” me decanté por él para apuntar todo tipo de cosas pendientes que quería dejar localizadas; el “material de referencia” de toda mi vida.

La cosa no se quedó ahí; encontré 2 o 3 videos en el que lo utilizaban para el volcado, clasificación y seguimiento del GTD y lo probé y utilizo ahora mismo.

Tengo pendiente clasificarlo mejor para hacer uso del desplegable de “tags jerárquicos” y poder visualizar el conjunto de tareas, y por número de ellas en cada tag, según contexto, tiempo, energía, etc. Ello posibilita evitar el que “podría hacer ahora?…y que tengo para hacer?”. Abres Evernote, despliegar Etiquetas y ves según energía, tiempo, contexto, etc “qué te queda por hacer” en cada clasificación para ir liberándote de ellas. Y no te las puedes dejar! Siempre verás las que te quedan con el numerito de ellas entre () detrás de cada “Tag”!

La funcionalidad que más me está ayudando ahora mismo, es el recordatorio que aparece sólo abrir Evernote. De hecho pruebo de asignarle a todo una fecha segura, o en su defecto, una fecha aproximada y más lejana para que realmente me quede todo listado y por orden de fecha en las carpetas 00.Inbox, 01.Acciones Siguientes, 02. Proyectos activos, 03. En Espera, etc….

Esa asignación de recordatorio me permite, de un primer vistazo, ver lo que tengo en las diferentes carpetas y su fecha en el desplegado automático de recordatorios solo abrir Evernote!.

Para deshacerme de una tarea hecha y que además no quede listada me resulta muy rápido quitarle el recordatorio y moverla a la carpeta 06.Done. Listo!

Intento que el recordatorio de cuando se hizo, en caso de quererlo consultar, queda estampada en el propio nombre de la tarea al comenzar SIEMPRE la nota con los 6 dígitos (DDMMYY) más un punto como por ejemplo “200904.Enviar de una vez a Lorenzo la reflexión personal”. Y siempre pruebo de cambiarle la fecha al día que realmente se hizo.

Soy consciente de que Evernote no debe ser la mejor herramienta para GTD y seguro que Facile Things y otros programas ofrecen otros valores y funcionalidades para el análisis y seguimiento de la orientación de tus tareas hacia tus objetivos reales o alejados de ellos; pero por ahora me está funcionando y me ayuda a combinar GTD + Guardado de todo tipo de documentos personales en “05. Material de referencia”.

Otro tema que probaré de resolver si continuo así, es buscar la manera de vincular con Zapier las notas que son tareas en “acciones siguientes” pero tienen fecha concreta. O sea; citas que se deben agendar y ser sólo esas las que deben quedar estampadas en mi Google Calendar.

Lo que ya he conseguido, y utilizo a veces, ha sido apuntar tareas a hacer en el estudio con una nota rápida que queda guardada en una libreta concreta, y que se sincroniza via Zapier con mi Asana personal. Así puedo recogerla al llegar al estudio y reubicarla en el Asana de Estudi PSP Arquitectura.

Otro tema a comentar y que intentamos aplicar en el despacho (y respetar evitando ser nosotros mismos ladrones de tiempo!) es el Time Blocking. Sí estamos todos intentando desconectarnos unos de otros en tiempos de producción.

En mi caso me ha ayudado a no ser tan disperso y ser más estricto con mi hora de salida. En ese momento tengo un Time Blocking obligado de sólo 10 minutos…pero apuntado está!…de “apuntar horas antes de marchar”. Parecerá una tontería pero antes salía escopetado y siempre más tarde de mi hora….y sin apuntar las horas dedicadas a cada proyecto.

Por último ¡agradeceros los consejos y respuestas respondidas via Zoom!

¡Saludos y hasta la próxima!

Sobre el autor:
Jordi Morató. Arquitecto y miembro del estudio Estudi PSP Arquitectura.

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Autores del post: Stepienybarno _ Agnieszka Stepien y Lorenzo Barnó

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