¿CÓMO ES DE PRODUCTIVO TU ESTUDIO DE ARQUITECTURA?

En este blog hemos hablado mucho sobre productividad, pero siempre enfocada a la eficiencia personal. 

Aunque siempre hemos intentado centrar la reflexión en el ámbito arquitectónico, se nos había quedado pendiente poner el foco en cómo nuestros propios estudios de arquitectura pueden ser más eficientes. Por ello, hoy nos apetecía seguir pensando en voz alta para que este inminente nuevo año sea lo más productivo posible.

Si te interesa el tema, ¡te animamos a acompañarnos!

Curso online de Eficiencia y Productividad para arquitectos y arquitectas

Acceder a la Segunda edición. 

16 de marzo – 6 de abril 2020.

1. MEDIR PARA SER MÁS EFICIENTE

Cuando hace 15 años montamos nuestro estudio de arquitectura nuestra eficiencia tenía más que ver con el sentido común que con acciones especialmente productivas.

Lo que sí sabíamos es que éramos muy jóvenes e inexpertos y que comandar aquello no iba a ser fácil. Por ello buscamos gente para trabajar en el estudio que, más allá de sus virtudes profesionales, tuviera un carácter que encajase bien con el nuestro; es decir, teníamos claro que bastante complicado era todo como para que no nos llevásemos bien y la convivencia no fuera agradable. Se puede decir que poníamos por delante la actitud o el talante a la aptitud o talento.

Mirando hacia atrás nos damos cuenta de que este criterio fue determinante a la hora de que nos fuera medianamente bien. De hecho, ahora, aunque de manera más elaborada, este es uno de los temas que más trabajamos en nuestros cursos de productividad. Tanto es así que en el curso que hacemos en enero le dedicamos una de las lecciones del curso (ver aquí).

Otro aspecto que tuvimos muy presente, y que por aquel entonces no era tan habitual, fue contabilizar el tiempo que nos llevaba hacer cada tarea o cada proyecto completo. Así sabíamos, o pensábamos que sabíamos, cuánto nos llevaba hacer una unifamiliar o un concurso tipo.

La realidad es que, aunque esas estimaciones eran mucho mejor que nada, estaban sujetas a un gran margen de error. Usábamos una tabla de Excel y, al final del día, nosotros y quienes colaboraban en el estudio anotábamos en qué habíamos empleado cada una de las horas de la jornada. Sin embargo ahora sabemos que varios estudios científicos coinciden en que las personas somos muy malas estimando el tiempo que nos ha llevado hacer una tarea y que los arquitectos no somos una excepción. Es decir que si pensamos que nos llevó hora y media hacer el presupuesto, lo normal es que podamos tener casi un 30% de error en el vaticinio.

Si pensamos en el tiempo que nos costará hacer algo el margen de error aumenta. Por ejemplo, podemos calcular que en tres mañanas tendremos la estructura del proyecto calculada y que, finalmente, empleemos las cinco mañanas de la semana. El problema es que a esta desviación no le damos importancia. 

Por desgracia, en la mayoría de los estudios de arquitectura no se valora el tiempo que se emplea en cada proyecto y, por lo tanto, como todo lo que no se mide, tiene mala solución. Mientras tanto los ingenieros se suelen ir al extremo opuesto y, más allá de que su trabajo sea mejorable, las cuentas les salen sin problemas.

Además estamos mal acostumbrados desde la carrera a meter todas las horas del mundo para que todo quede niquelado. Por esta misma razón es habitual que en muchos estudios de arquitectura todavía se sigan metiendo más de 10 horas al día, que toque trabajar el fin de semana y que si hay entrega siga siendo normal “quedarse hasta tarde” o directamente “ver amanecer”. 

Salvo excepciones, esto no se ve en otras profesiones. De hecho, algunos se morirían de risa si supieran nuestra realidad. Porque mientras nosotros damos la vida por casi nada, la sociedad ni siquiera valora nuestro esfuerzo y da por hecho que, en muchos casos, cobramos muchísimo o somos un trámite obligatorio que tienen que asumir con mala cara.

Este tipo de actitudes y acciones son la antítesis de la productividad y, nuevamente, la ciencia nos dice que —aunque nos parezca que somos la bomba durante esas 10 horas de curro diario— a partir de la sexta hora de trabajo nuestra productividad decae a mínimos insospechados.

Por este motivo te animamos a controlar las horas con herramientas como Toggl y a usar gestores de proyectos como Asana o Trello y tener todo más o menos controlado.

Desde nuestra experiencia podemos afirmar que gracias a todo ello, nosotros sabemos el tiempo que nos cuesta hacer las cosas y podemos tomar decisiones en función del análisis de datos.

Según la última encuesta del CSCAE más de la mitad de los estudio de arquitectura españoles los componen una sola persona.

Muchos arquitectos, por ejemplo, trabajan con comunidades de vecinos. Vamos a suponer que tenemos el encargo de hacer un ascensor. Este proyecto, más allá de los riesgos de responsabilidad que supone, suele tener una carga de horas de reunión con clientes muy grande y, a su vez, no suele ser el trabajo más agradecido del mundo a nivel arquitectónico ni tampoco es el trabajo mejor pagado. 

Nos conviene saber que si vamos a cobrar 6.000 euros por hacer un proyecto de este tipo —y su correspondiente dirección de obra con los vecinos subiendo y bajando mientras se desarrollan los trabajos—, esta cifra quizá nos termine pareciendo ridícula una vez que sepamos el número de horas empleadas. Desde ahí, podremos tomar decisiones conscientes sobre si nos interesan este tipo de trabajos para la oficina (o no).

En nuestro caso, saber el número de horas que empleamos en cada proyecto nos ha servido para valorar si somos nosotros los que tenemos que despedir a más de un cliente. Está claro que no todo puede ser tan frío y calculado, pero sin estos datos no podemos tomar decisiones objetivas y, por lo tanto, seguimos en una especie de limbo incierto que no nos sienta nada bien.

Por otro lado, como ya os hemos contado en muchos post, es importante que como arquitectos nos concienciemos de que somos una empresa. Este punto es clave y son muy pocos los arquitectos que se forman en este tipo de temas cuando lo cierto es que el día a día está lleno de marrones que solucionar y, muchas veces, lo hacemos a base de tortas.

Otros temas obviados y olvidados son el marketing o la Identidad digital, mientras que cualquier otra empresa emplea un 30 % de su tiempo y/o recursos en ellos. 

Nosotros los arquitectos no lo hacemos. A pesar de que nos va como nos va, no entendemos que para vender más y sobre todo mejor, hace falta dar un giro de timón. Mientras tanto, bajo el mantra de “no tengo tiempo”, la mayoría de estudios van apagando fuegos y haciendo las tareas sin demasiada estrategia, mientras que sus empleados sueñan con volver a tocar la guitarra, hacer algo de deporte o simplemente tener tiempo para los suyos. 

En nuestro caso, con el nacimiento de nuestros hijos, vimos claro que debíamos parcelar muy bien el tiempo para que Alvar y Bruno pudieran tener cerca a su papá y mamá el mayor tiempo posible. 

Sin esta idea clara hubiéramos seguido metiendo más horas de la cuenta con todas sus consecuencias. Se necesita una motivación fuerte para salir de la rueda habitual.

Curso online de Eficiencia y Productividad para arquitectos y arquitectas

Acceder a la Segunda edición. 

16 de marzo – 6 de abril 2020.

2. APRENDER A DECIR NO

Como siempre decimos, es conveniente especializarse un poco o, por lo menos, intentar ocupar un nicho del mercado. Atacar a todo lo que se mueve y no tener criterio para decir que no a nada son las mejores formas de ser ineficiente. Para que un estudio de arquitectura sea productivo, ha de renunciar a determinados trabajos. Si seguimos haciendo desde el diseño de la manilla de una puerta hasta un proyecto de urbanismo nos lo estamos poniendo muy difícil a nosotros mismos.

A su vez nos encontramos con la todavía muy habitual figura de llanero solitario; la mejor forma de intentar llegar a todo y no llegar a nada bien. Es pura supervivencia y lo entendemos, aunque desde el punto de vista de eficiencia del estudio sería mucho mejor crear sinergias y colaborar con otros profesionales.

Lo ideal sería que el trabajo que entre en el estudio se reparta y que quien lo haya conseguido, en vez de encargarse de todo, haga exclusivamente lo que realmente sabe hacer muy bien.

Si a alguien no le gusta la parte más técnica, lo más productivo es que esa parte la haga otro compañero que sepa hacerla bien y disfrute con el tema.

Llegado este punto, lo mismo dirás: “¡Os habéis lucido con esta idea!”. 

Sí, ya, parece evidente, sin embargo, cuesta mucho encontrar casos en lo que esto ocurra de manera natural y habitual.

Aquí nos encontramos con el problema de siempre, como estamos cobrando unos honorarios de risa, con lo que se gana por encargo, no da para pagar dignamente a ese colaborador; con lo cual, muchos estudios tiran de alumnos para hacer tareas de arquitectos o pagan fatal a otros compañeros. Todo mal, muy mal.

Eso sí, mientras no les llega la camisa al cuello, siguen empeñados en no hacer nada, pensando que estas cosas son tonterías y que ellos, que llevan toda la vida en esto, saben lo que hacen.

La realidad nuevamente manda y es la pescadilla que se muerde la cola. Si eres generalista y además no te ha ido especialmente bien, solo puedes competir por precio; en este caso, es imposible ser productivo porque solo te queda currar mil horas para llegar a fin de mes.

Curso online de Eficiencia y Productividad para arquitectos y arquitectas

Acceder a la Segunda edición. 

16 de marzo – 6 de abril 2020.

3. SINERGIAS PRODUCTIVAS.

El mundo cambia y nunca ha sido más sencillo colaborar a distancia con otr@s compañer@s. Hace tan solo 10 años no se habían popularizado servicios de alojamiento de archivos como Google Drive (2012) o herramientas para hacer video-llamadas como zoom o skype.

Los gestores de proyectos, tal como los conocemos hoy, ni estaban ni se les esperaba y todo dependía de maldito/maravilloso email.

Hoy todo es mucho más sencillo y gracias a la red y a las redes podemos detectar talento en cualquier parte del mundo y poder establecer sinergias. Pero claro, en vez de emplear tiempo en el mundo 2.0 es más sencillo decir que las redes sociales no sirven para nada, mientras se saca pecho con una web de mala muerte -que solo sirve como mal repositorio de proyectos-. En este asunto no vamos a entrar en esta ocasión porque nos desviamos del tema y sobre webs y blogs ya hemos hablado mucho (aquí y aquí) en este blog.

También es muy interesante la cuestión de cómo conviene que sean físicamente nuestras propias oficinas. ¿Abiertas / cerradas? A pie de calle o no. Cada cosa tiene sus ventajas e inconvenientes y en post venideros profundizaremos más sobre el tema. 

En cualquier caso, nos parecen interesantes las palabras del experto en innovación, Enrique Dans:

“(…) ¿Se quejan los trabajadores de que no se concentran cuando están en una oficina abierta? Eso es, ni más ni menos, porque hay trabajos que es completamente absurdo plantearse hacer en una oficina abierta. Si precisas concentración, busca la concentración en otro sitio, sea tu casa, un centro de teletrabajo, la terraza de un bar o lo que tú quieras. Búscate el sitio en el que te gusta trabajar, en el que te concentras adecuadamente, y utilízalo siempre que quieras concentrarte. Acude a la oficina cuando de verdad necesites ver a alguien, intercambiar información que por la razón que sea te parezca que es mejor intercambiar en persona, cuando necesites unas instalaciones o unos medios determinados, o cuando tengas que congregar a una serie de personas y quieras utilizar unas instalaciones profesionales y adecuadas.”

También nos conviene ser muy conscientes de las posibilidades que nos brindan el teletrabajo o trabajo 3.0 para poder acceder a proyectos antes impensables o colaborar con otros profesionales. Hemos visto emerger los Coworking y el nacimiento de nuevas formas de organizarnos laboralmente.

Desde Stepienybarno, llevamos trabajando desde la distancia y online desde hace más de 10 años y la experiencia es muy positiva. Nosotros mismos hemos dado servicio a muchos clientes y son varias las personas que colaboran con nosotros, desde sus casas, para sacar varios proyectos adelante.

Las opciones son múltiples y, aunque es cierto que tiene su complicación, si le pillas el truco te conviertes en un estudio mucho más competitivo y, en consecuencia, tu productividad aumenta de manera exponencial.

Podríamos seguir abordando más temas, como el propio orden (o falta del mismo) de los estudios de arquitectura o la habitual pereza a sistematizar proyectos, pero preferimos cerrar el post centrándonos en la importancia que tiene, como apuntábamos en las primeras líneas de esta reflexión, que cada un@ de nosotr@s sea muy consciente de nuestras fortalezas, tanto personales como técnicas y las ponga en juego.

En los cursos de productividad que solemos impartir nos encontramos con muchas personas que, por ejemplo, son muy tímidas o introvertidas y nos cuentan que tienen que estar al pie del cañón de cara al público o intentando conseguir clientes. Situaciones que para este tipo de carácter son una tortura, mientras que otras personas se desenvuelven con mucha más soltura en estas circunstancias.

Por supuesto también vemos constantemente a personas superabiertas y con don de gentes que pasan casi todo su tiempo haciendo memorias, dibujando detalles constructivos o a tope con el cálculo de estructuras, cuando todas estas actividades les dan más pereza que otra cosa.

Por eso cada vez tenemos más claro que una de la mayores causas de que en un estudio de arquitectura la productividad se mejorable es porque quienes trabajan en él no están alineando sus fortalezas con sus tareas diarias. Para remediarlo es muy útil conocer herramientas como por ejemplo los Roles de Belbin.

Sabemos que hablar es sencillo, pero que en el día a día toca hacer de todo; sí, hay que hacer muchas cosas más allá de lo que mejor se nos da, pero de ahí a lo que suele pasar hay un mundo.

Imagen: Los 9 Roles Belbin: ¿Por qué unos equipos tienen éxito y otros fracasan?

En fin, que nuestro sector es uno de los que más complicado lo tiene; pero, eso no es óbice para que sigamos haciendo las cosas a lo loco y seamos tan poco productivos.

Por cierto, sobre todo esto y mucho más hablamos en profundidad en nuestro curso de Productividad para arquitect@s que está a punto de comenzar (ver aquí). 

Si te interesa ser productiv@ te animamos a echarle un ojo al curso porque de verdad creemos que te puede resultar de ayuda.

En cualquier caso, nos encantaría saber cómo ves tú estos temas y si te ves reflejado en nuestras reflexiones o no.

Curso online de Eficiencia y Productividad para arquitectos y arquitectas

Acceder a la Segunda edición. 

16 de marzo – 6 de abril 2020.

Autores del post: Stepienybarno _ Agnieszka Stepien y Lorenzo Barnó

Y como siempre, si te gustó el post, estaría genial que lo compartas en tus redes sociales.

A su vez, si todavía no estás suscrito a nuestra Newsletter, te animamos a hacerlo en la casilla que tienes al terminar este artículo.