ORGANIZA tu estudio de arquitectura con ASANA

Como bien sabemos, tener una herramienta digital que nos ayude a organizar nuestras tareas y proyectos es algo fundamental.

Aún así, la mayoría de estudios no lo hacen y siguen confiando en que el cuaderno de cada uno de sus empleados será suficiente. 

Por ello, animamos a todos ellos a dar el salto y organizarse con más precisión. Y si queremos una herramienta que, en su versión gratuita, ya nos permite hacer maravillas, nosotros apostamos por Asana. En nuestra opinión, es mejor que otras herramientas como Trello o Notion, Además,  si quieres organizarte según GTD, te lo pone bastante fácil.

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Cierto es que en la versión gratuita tiene ciertas limitaciones; pero que si ves que se hace cómoda la herramienta y quieres más siempre puedes pasar a la versión de pago y por poquito dinero tienes todo niquelado.

Y no, no cobramos comisión de Asana. Solo que de todo lo que vemos es la que más nos convence y así te lo hacemos saber.

Asana es mucho más que una herramienta de gestión de proyectos: es una plataforma poderosa que, combinada con metodologías como GTD (Getting Things Done) y Time Blocking, puede transformar la manera en que los arquitectos organizan su trabajo y su tiempo. 

Sobre ello te hemos hablado por aquí y por aquí.

Este enfoque garantiza claridad en la planificación, priorización eficiente y una ejecución sencilla, especialmente en proyectos arquitectónicos que suelen ser complejos y multifásicos. Aun así, no hay que olvidar que nuestra profesión, sobre todo cuando tenemos abiertos muchos proyectos, es más compleja de organizar que cualquier otra. Quizás por ello, deberíamos hablar todavía más de cómo es la mejor forma de hacerlo, en vez de hacer algo por inercia y rezar para que vaya bien.

1. Gestión de Proyectos de arquitectura y Tareas Compartidas

La gestión eficiente de proyectos es el núcleo de cualquier estudio de arquitectura que se dedica a construir obras. En Asana, puedes organizar proyectos, dividir tareas y asignarlas a varios miembros del equipo, incluso integrarlas en múltiples proyectos.

 Creación de Proyectos y Estructura General

En el Asana corporativo (o «Asana madre»), organiza los proyectos clave según las necesidades del estudio.  Aquí no olvides  entrar con tu correo corporativo. Luego cada miembro del estudio deberá tener su propio Asana (al que llamaremos “Asana hijo”).

Ejemplo:

• Proyecto: «Edificio de Oficinas»
  • Sección 1: Diseño Conceptual: Desarrollo de bocetos y renders iniciales.
  • Sección 2: Permisos y Licencias: Gestión documental y aprobaciones normativas.
  • Sección 3: Supervisión de Obra: Revisiones en sitio y control de contratistas.

Cada sección contiene tareas claras, desglosadas en subtareas específicas que definen los pasos exactos para avanzar.

Estas secciones pueden organizarse cómo tu quieras. Además si vas a la “vista tablero”, tendrás todo organizado de manera muy visual, pudiendo ver, por ejemplo, un proyecto, organizado como Anteproyecto, Proyecto básico, Proyecto ejecución y Obra. En cada parte luego meterás tantas tareas y subtareas como sean necesarias.

 Tareas en Múltiples Proyectos

Una de las funciones más poderosas de Asana es que una misma tarea puede estar en dos o más proyectos simultáneamente. Esto permite trabajar de forma centralizada sin perder visibilidad.

• Ejemplo:
  La tarea «Finalizar planos estructurales» puede estar tanto en el proyecto «Edificio de Oficinas» como en un proyecto general llamado «Próximamente». De este modo, el equipo de diseño y el administrador pueden verla desde contextos distintos, pero actualizando el mismo contenido. El proyecto “próximamente”, obviamente, es un proyecto (o carpeta) de Asana. Una carpeta que, en este caso, coincide con una de las listas que nos recomienda la metodología GTD.

 Listas Globales para Tareas Asignadas

Un usuario no necesita entrar en cada proyecto para ver sus tareas. En la vista «Mis Tareas», Asana reúne automáticamente todas las tareas asignadas al usuario, sin importar a qué proyecto pertenezcan. Para una organización más clara, puedes crear carpetas o secciones personalizadas dentro de «Mis Tareas», como:

• «Prioridad alta»
• «Esta semana»
• «Revisar pronto»

Esto permite concentrarse en lo importante sin perder tiempo navegando entre proyectos. Si quieres ser más fiel a GTD, podrás organizar algo tipo: Hoy, esta semana, próximamente, algún día- tal vez. Como vemos, esto lo puedes hacer organizando sesiones en Mis tareas o montando carpetas-proyectos según estás listas. Recuerda lo que hemos visto previamente de que una tarea puede estar en dos lugares.

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Asesoramientos de PRODUCTIVIDAD para Estudios de Arquitectura

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2. Uso Avanzado de Etiquetas, Vistas y Búsqueda para tu Estudio de arquitectura

Las etiquetas y las herramientas de búsqueda de Asana son fundamentales para encontrar y clasificar tareas rápidamente, especialmente en proyectos grandes.

 Etiquetas para Clasificación y Filtrado

Las etiquetas permiten agrupar tareas según su estado, fase o contexto. En la versión gratuita tenemos la limitación de no tener campos personalizados; así que, toca apañarse con etiquetas. 

• Ejemplo de uso:
  • Etiqueta «Urgente»: Para tareas críticas como «Revisar normativa actualizada».
  • Etiqueta «Diseño»: Para tareas como «Crear modelo 3D».
  • Etiqueta «En Espera»: Para tareas delegadas o que dependen de terceros.

Búsquedas Avanzadas con Etiquetas

Asana permite realizar búsquedas rápidas y precisas utilizando etiquetas. Esto es especialmente útil cuando trabajas en múltiples proyectos.

• Cómo funciona:
  • Ve a la barra de búsqueda y escribe el nombre de una etiqueta (por ejemplo, «Urgente»).
  • Asana mostrará todas las tareas marcadas con esa etiqueta, sin importar a qué proyecto pertenezcan.

Esto permite a los arquitectos enfocarse en las prioridades más importantes del día. Recuerda que te deja buscar con más de una etiqueta a la vez. Así, si por ejemplo organizas tus tareas con la etiqueta “Hora de oro” y ahí haces las que necesitas más energía, en la búsqueda puedes combinar por ejemplo con la etiqueta “urgente”. Así, de un plumazo puedes ver las tareas que, realmente, tienes entre manos para hoy.

 Vistas Personalizadas

Usar diferentes vistas (Lista, Tablero, Cronograma) te permite organizar las tareas según las necesidades del equipo o del proyecto. Por ejemplo:

• Vista Tablero (Kanban): Para gestionar las fases de un proyecto, como «Diseño», «Revisión» y «Aprobado».
• Vista Cronograma (Gantt): Para planificar tareas en función del tiempo, asegurando que no haya solapamientos o retrasos. Solo disponible en la versión de pago; por ello, te animamos a usar el mes gratuito de asana.

Además, puedes guardar estas vistas personalizadas para revisarlas rápidamente.

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3. Organización Personal con GTD y Time Blocking

Asana se adapta perfectamente a los principios de GTD y la técnica de Time Blocking, ayudándote a recopilar, priorizar y planificar tareas de manera eficiente. Recuerda que, en la agenda (por ejemplo, calendario de google) solo organizas las secciones de Time Blocking y las citas y reuniones. Nunca tareas para hacer.

 Recopilación de Tareas en un Solo Lugar

La clave de GTD es tener una bandeja de entrada confiable donde recopilar todas tus tareas e ideas. En Asana, esto se logra con la vista «Mis Tareas».

• Ejemplo de tareas recopiladas:
  • «Llamar al proveedor de materiales».
  • «Revisar planos estructurales».
  • «Renovar licencia profesional».

Captura todo aquí antes de organizarlo. La idea es que lo metas tal cual te viene a la cabeza y luego en tu revisión diaria, ya ves cómo lo matizas. Recordamos que lo que, en un principio, parece una tarea, suele ser un proyecto de GTD. Ya hemos hablado otras veces de que, en realidad, tenemos proyecto de GTD, proyecto de Asana y proyecto de Arquitectura. Si ves que te lías con el tema, simplifica a tu gusto.

Organización y Priorización

Después de recopilar, organiza las tareas en listas específicas según el flujo de GTD:

• «Próximas Acciones»: Tareas que puedes ejecutar de inmediato.
• «En Espera»: Tareas delegadas o pendientes de información.
• «Algún Día/Tal Vez»: Ideas o proyectos futuros, como «Investigar nuevos softwares de diseño».

Usa etiquetas para marcar estas categorías y así filtrar rápidamente lo que necesitas. Como has visto previamente, nosotros solemos desmenuzar más estas listas para hacerlas más eficientes. 

 Integración con Time Blocking

Time Blocking complementa GTD al asignar bloques de tiempo específicos para tus tareas más importantes.

• Ejemplo práctico:
  • Bloque de 9:00-10:30:  Hora de horo
  • Bloque de 11:00-12:00: Hora de llamadas y revisión correo
  • Bloque de 16:00-18:00: Tiempo de visita de obra

Hay tantos Time Blockings como usuarios. Aun así, en este post tienes muchas ideas que servirán.

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Asana es una herramienta robusta que, al combinarse con etiquetas, búsquedas avanzadas y los principios de GTD, permite gestionar proyectos complejos de arquitectura con precisión y claridad. 

A modo de recordatorio mental sería bueno no olvidar que aunque Asana nos da mucho, también tiene sus limitaciones.

La falta de filtrado, rápido y directo, por contexto dificulta priorizar tareas según la metodología GTD. De hecho, vista de tablero, aunque visualmente atractiva, no permite identificar etiquetas o contextos sin interactuar con cada tarea.

La bandeja de entrada, aunque podemos apañar bastante bien las taeras, carece de opciones avanzadas de organización, limitando su funcionalidad para usuarios avanzados.

La gestión de tareas «en espera» es complicada al requerir que las acciones estén asignadas a usuarios registrados en la plataforma. 

Aun así, la posibilidad de ver todas las tareas en «Mis Tareas», organizarlas por carpetas y buscar por etiquetas, asegura que cada miembro del equipo pueda priorizar y actuar con enfoque. 

Como vemos hay pros y contras, pero querer una herramienta gratuita que funcione bien a nivel de equipos y que nos permita cumplir GTD a tope, no es nada sencillo.

Incorporar Time Blocking a esta metodología potencia aún más la productividad al estructurar el tiempo en función de las tareas clave. 

Usando Asana estratégicamente, los arquitectos pueden transformar la forma en que gestionan su trabajo y alcanzar resultados excepcionales en cada proyecto.

Autores:  Agnieszka y Lorenzo (Stepienybarno).

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