PRIMER MANDAMIENTO DEL ARQUITECTO PRODUCTIVO: No pensarás que ser bombero es la solución #ArquitectoProductivo

Comenzamos esta serie de 10 post sobre productividad  para arquitectos, con un tema que, por lo menos a nosotros, siempre nos ha traído de cabeza: la multitarea.

Esto de estar a mil bandas y no llegar a casi nada es una sensación tan angustiante como habitual. Nos hemos ido acostumbrando a tener más tareas de las que humanamente somos capaces de gestionar y eso no puede provocar otra cosa que frustración y estrés.

Sobre todo ello, y mucho más, va el post de hoy ¿te animas a acompañarnos?

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1_ APAGANDO FUEGOS

El día a día, nos consume; todo es para ayer y todo son prisas. Vamos como pollo sin cabeza por el mundo, llegando tarde a todos sitios (¡con lo bien que sienta la puntualidad!). Recibimos presión, nos metemos presión y transmitimos presión. Tanto si trabajamos solos como si lo hacemos con otros compañeros, hacer las tareas a todo correr, es la mejor manera de hacer casi todo y casi todo medio mal.

Además, como nos cuesta distinguir lo importante de lo urgente, ya que esto último se cuela en nuestras lista de tareas con una facilidad pasmosa, nos autogeneramos más estrés del necesario.

De hecho, aunque es interesante saber si las cosas son urgentes o importantes -lo cual puede cambiar con demasiada facilidad-, lo es más saber cuáles son las prioridades reales que toca hacer en el momento presente.

Sobre este asunto, Jerónimo Sánchez, experto en productividad y buenos hábitos, apunta que,

“(…)  La mejor forma de tratar con las cosas importantes es mediante la siguiente técnica: crear todos los días una lista de tareas más importantes (TMI), con 3-5 tareas que estén relacionadas con los asuntos que realmente nos importan. Estas tareas pueden y suelen estar relacionadas con proyectos profesionales, pero no debemos olvidar incluir también los proyectos personales. Si adquirimos el hábito de empezar nuestro día por las tareas de esta lista, es seguro que evitaremos urgencias innecesarias. Intenta dejar estas tareas terminadas antes del mediodía. No sólo evitarás urgencias, sino que al mismo tiempo conseguirás resultados notables, ya que avanzarás en los proyectos que marcan la diferencia.” (1)

Si a esta lista de tareas claves del día, le sumamos otras bien organizadas, comenzamos a dar fiabilidad a lo que vamos apuntando. No es buen plan lo de tener una única lista en la que va cayendo todo por allá sin orden, ni concierto. Como veremos en el último post de esta serie, al entrar de lleno en el sistema GTD, cuanto mejor organicemos las listas con criterios objetivos (energía, tiempo, situaciones concretas donde podemos hacer una tarea…), más posibilidades de éxito tendremos.

Así, las cosas importantes, en general, no nos suelen parecer urgentes y quedan para más adelante; lo cual, es fatal para el sistema.

Con ello, llega un día en el que al final las miras y dices “!la que he liado por no hacer esta tarea”!

Nos viene a la mente, la típica situación que se da, cuando llegas a mitad del proyecto de ejecución y sabes perfectamente que hay que revisar el CTE (Código Técnico) pues hay un nuevo cambio en el mismo; sí ¡uno más! Y a buen seguro que no será el último. En fin… que viste hace tiempo que, por ejemplo, había una actualización de los Documentos Básicos DB SI, DB SUA y DB HS junto con el Documento de Apoyo DA DB-SUA / 2 en sus versiones de diciembre de 2015, pero dijiste “ya lo miraré” y ahí quedó muerto de risa el tema. Sí ¿no?

Muchas veces, la pereza con determinados temas se apodera de nosotr@s y no acometemos lo que tenemos que hacer cuando tenemos que hacerlo. Es más agradable pensar en cualquier cosa que en según qué temas del CTE; pero la realidad manda y, seguramente, nos trae más cuenta estar más pendiente de estos asuntos de lo que solemos estar.

¿Cuántas veces termina el día y vemos que hemos estado apagando fuegos sin parar?

Como bien dice José Miguel Bolívar, uno de los máximos referentes en materia de productividad:

«(…) Nos han dicho que la organización pasa por priorizar, por distinguir lo importante de lo urgente, por planificar… Todo esto está muy bien en entornos estables, predecibles y en los que la carga de trabajo es proporcional al tiempo disponible para hacerlo. Sin embargo, en el trabajo del conocimiento, esta forma de organizarse no solo es ineficaz sino que contribuye a generar estrés. Y es que es ridículo pretender resolver problemas del siglo XXI con planteamientos del siglo pasado. Organizarse en el trabajo del conocimiento significa tener control y perspectiva, es decir, saber cuáles son los compromisos sobre los que puedes hacer algo en cada momento y tener claras las consecuencias de hacer o no algo con cada uno de ellos. Para organizar el trabajo en tiempos líquidos, necesitamos estructuras líquidas.” (2)

Asuntos que al principio de la mañana no sabíamos ni que existían, por arte de magia y al grito de ahora o nunca, acaban en nuestras pantallas de ordenador demasiados asuntos con carácter urgente y nuestra ansiedad sube por momentos. Con ello, nos ponemos a apagar fuegos sin parar, dejando olvidadas otras tareas seguramente más importantes y necesarias de cumplimentar.

Así, actuar como si fuéramos bomberos en vez de arquitectos, solo nos traerá la sensación de que hemos sido presa de las circunstancias y que entre tanto incendio no hemos tenido el control de la situación.

Cuántas veces estamos tan a gusto proyectando, o resolviendo una parte importante del proyecto, y, cuando más tranquilidad necesitamos, sufrimos interrupciones. Éstas pueden venir cuando en una oficina cualquier compañero nos “molesta” más de la cuenta o también de arriba abajo en caso de que trabajemos para otros.

De hecho, Berto Pena, experto en buenos hábitos que aumentan la productividad, añade que,

“(…) Los jefes crean una nueva cultura de no-interrumpir. Saben que ellos y sus equipos dependen cada vez más de las ideas. Y ellas no llegan si durante el trabajo hay barra libre para interrupciones innecesarias. Con franjas de no-interrupción, con momentos para despachar temas, y utilizando mejor ciertas herramientas, logran aumentar el tiempo real de trabajo. Y es un tiempo de calidad.” (3)

Las interrupciones, en realidad, pueden ser de todo tipo, desde llamadas de teléfono, correos, hasta sonidos de alertas (el enemigo en casa), nuestra tendencia a navegar como pollo sin cabeza por la red… Todo ello nos saca de nuestro proceso creativo y nos hace perder energía y tiempo.

Esto es tan habitual, como nocivo; pero, nos acostumbramos a ello.  En cualquier caso, sobre los “ladrones de tiempo”, hablaremos largo y tendido en esta serie de 10 post, pero si te interesa el tema, puedes echar un ojo al siguiente vídeo de Joaquin Olivas (aquí).

Recuerda que no gestionamos tiempo, lo que gestionamos son prioridades y, en última instancia, a nosotros mismos.

A su vez no hay que olvidar el tema del tiempo que dedicamos a cada proyecto, como apunta Francisco Sáez,

“(…)  cuando tú mismo te programas las tareas que tienes que realizar cada día, te terminas ajustando a los plazos que te habías marcado. Es bastante fácil mejorar tu productividad si utilizas esta ley a tu favor. Cuando planifiques tu trabajo, márcate unos plazos más ajustados. Sé más optimista en la estimación tiempos y acertarás. Además, cuando pones límites más estrictos a tu tiempo, te obligas a enfocarte en lo importante, a ir al grano.” (4)

2_ CÓMO PRIORIZAR Y NO MORIR EN EL INTENTO

Ver el mundo en función de prioridades y no estar tan pendientes de cómo mal-gestionamos nuestro tiempo, nos mantendrá firmes en el presente; en el aquí y ahora y no nos dejaremos avasallar por las circunstancias. Para eso es necesario vaciar la mente, para darle su espacio creativo y no tenerla ocupada almacenando cosas. Es mejor despejarla cuanto antes y comprometernos a hacer lo que sea importante. La palabra compromiso se torna de vital importancia cuando hablamos de productividad.

Como se puede leer en un viejo texto budista de principios de los sesenta del siglo pasado:

«(…) A la atención desnuda solo le interesa el presente. Enseña lo que muchos han olvidado: vivir con una conciencia plena en el Aquí y Ahora. Nos enseña a encarar el presente sin tratar de escapar hacia pensamientos acerca del pasado o el futuro. Para la conciencia promedio, el pasado y le futuro no son objetos de observación sino de reflexión. Y, en la vida común, el pasado y el futuro rara vez son tomados como objetos de una reflexión verdaderamente sabia, sino que solo son objetos de ensoñaciones e imageniería vana. (…) De igual futilidad es gran parte del pensamiento que se le da al futuro: esperanzas inútiles, temores infundados y tontas preocupaciones.

Una vez más, todo esto es causa de pena y decepción  evitables, lo que puede ser eliminado por la atención desnuda.” (5)

Es importante, tener un buen orden de las tareas para hacer; organizar las tareas en función de la prioridad que le demos, pero también en función del contexto en el que se realiza, el tiempo que lleva hacerla y la energía que necesitamos para que vaya bien.

Como veis, usamos la palabra tarea que no ideas. Las ideas no se hacen; las ideas son importantes, pero, para poder accionarlos, hay que traducirlas en tareas.

3_ PRODUCTIVIDAD LÍQUIDA

Es importante recalcar que muchas veces queremos tener todo controlado y nos hacemos una tabla con lo que haremos hoy, lo que haremos mañana y, a veces, toda la semana. Esto no puede ser más irreal, pues esa idea de control es totalmente ficticia. Controlamos mucho menos de lo que pensamos; así que, ser muy rígidos en nuestra planificación solo nos traerá más frustración y ansiedad.

Por eso, no es bueno decidir de manera inamovible qué es lo que haremos los próximos días e incluso el orden en que lo haremos. En esta sociedad del conocimiento que nos toca vivir, cada día es todo más inestable y poco predecible; por eso, es fundamental tener la suficiente cintura para ir adaptándonos a la realidad. Ser como juncos siempre está bien.

Eso no quiere decir que vamos haciendo lo que va viniendo; nada más lejos de lo que nos conviene hacer. Solo se trata de estar muy atent@s para que, de la manera más objetiva posible, decidir qué hacemos y, en consecuencia, qué no hacemos. Es necesario ser muy constante y estar muy presente para no dejarse llevar por la ineficiencia.

Conviene tener un guion general, en que hay que saber las ideas generales del día, algo que sí o sí hay que hacer y mejor hacerlo cuanto antes y luego, estar lo suficientemente en calma, para estar despierto a la hora de elegir las tareas por hacer.

Así, estar en el momento presente nos evitará muchos sufrimientos; comprometernos con nosotros mismos a que haremos nuestras tareas claves, acostumbrar nuestra mente a fiarse de nosotros mismos. Lo contrario, es estar o preocupado por el pasado (con mil pájaros en la cabeza) o pensando en las posibilidades de futuro.

Con ello, en el mejor de los casos, haremos alguna de las mil cosas que tenemos para hacer, pero sin compromiso alguno y sin saber si varadamente hemos hecho lo que es fundamental.

Tan importante como aprender a decir que no, es responsabilizarnos de lo qué hemos decidido hacer, y, por lo tanto, hemos adquirido un compromiso –por lo menos con nosotros mismos, y, seguramente, con alguien más-.

A su vez, no hay que olvidar que, en nuestro día a día, suele haber una  tendencia al “desorden”; el cambio es el pan nuestro de cada día de la sociedad del conocimiento. Cuanto antes seamos conscientes de ello, mucho mejor. Hacer lo que, realmente, tenemos que hacer, como iremos viendo en esta serie, es uno de los pilares de la productividad.

“En termodinámica, la entropía es una magnitud física que, mediante cálculo, permite determinar la parte de la energía que no puede utilizarse para producir trabajo. Es una función de estado de carácter extensivo y su valor, en un sistema aislado, crece en el transcurso de un proceso que se dé de forma natural. La entropía describe lo irreversible de los sistemas termodinámicos. La palabra entropía procede del griego (ἐντροπία) y significa evolución o transformación.” (6)

De hecho, la entropía no se mide con una magnitud;  sino que, se mide con una diferencia de nivel. Es decir, tiene que haber un nivel inicial y uno final, para saber que ha habido una determinada variación de la entropía.

Por otra parte, muchas veces, podemos delegar y no lo hacemos. ¡Qué mala es esa tendencia a pensar que nadie hará todo tan bien como nosotros mismos! Los arquitectos, en este sentido, tendemos a ser muy orgullosos, y nos cuesta confiar en que el otro sabe; quizás a su manera, pero el otro puede hacer las tareas tan bien o mejor que nosotros.

También es cierto que, tal y como están las cosas, delegar es complicado porque se gana poco dinero por hacer un proyecto. Como estamos compitiendo en precio, vamos muy pelados y, así, es complicado delegar. Puede que sepas perfectamente que no eres el más adecuado para calcular la estructura del proyecto o que las instalaciones te encantaría sacarlas fuera; no es que no quieras, es que no puedes.

Esto es una limitación real que está por encima de nosotros en los tiempos que corren; aun así, y sabiendo que es complicado, pensamos que, siempre, es mejor romperse la cabeza para poder hacer los proyectos de manera colaborativa y evitar en lo posible, la figura del llanero solitario. A la larga, cuantas más sinergias creemos mejor que mejor y si podemos competir por un proyecto más allá del precio, sería lo deseable (pero sobre esto ya hemos hablando por aquí).

La diferencia entre un autoempleo y un negocio, suele ser que en el negocio puede desaparecer casi cualquier persona y el negocio sigue funcionando; sin embargo, en los estudios de arquitectura esto es muy complicado de entender y no es que seamos imprescindibles a la hora de proyectar –lo cual tiene su lógica- sino que nos sentimos imprescindibles para casi todo.

¡Qué malo es ponernos por encima y pensar que nuestra manera de hacer las cosas es la buena y la de los demás no sirve!  Así, muchas veces, terminamos cargando con todo, en vez de repartir tareas y hacer lo que, realmente, hacemos mejor. Con ello, nos sentimos atrapados por una lista interminable de tareas por hacer.

Como has podido comprobar, el tema promete; así que, nos encantaría saber cómo ves tú este apasionante y complejo mundo de la productividad.

Te esperamos cada lunes para poner encima de la mesa lo que vayamos reflexionando.

Autores del post: Agnieszka Stepien + Lorenzo Barnó (Stepienybarno)

(1)_ GTD para dummies

Jerónimo Sánchez

http://jeronimosanchez.com/wp-content/uploads/GTD-para-dummies.pdf

(2) Entrevista a José Miguel Bolivar

http://www.sintetia.com/jose-miguel-bolivar-incompetentes-inconscientes/

(3)_ 7 rasgos distintos de los jefes más eficaces

Por Berto Pena

(4)_ Las leyes más importantes de la productividad

Por Francisco Sáez

http://www.sintetia.com/las-leyes-mas-importantes-de-la-productividad/

(5)_ Extracto de Nyanaponika Thera, The Heart of Buddhist Meditation. London: Rider, 1962.

(6) https://es.wikipedia.org/wiki/Entrop%C3%ADa

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