TERCER MANDAMIENTO DEL ARQUITECTO PRODUCTIVO: No dejarás de hacer lo que, realmente, tienes que hacer #ArquitectoProductivo

Después de los dos primeros post de la serie, en el que analizábamos las desventajas de la multitarea y el mundo de la eficiencia, efectividad y eficacia, hoy nos centramos en el complicado mundo de saber lo qué hay que hacer y lo qué no hay que hacer en cada momento.

Para ello, nos daremos un paseo por algunas ideas de organización, creatividad y toma de decisiones.

¿Nos acompañas a pensar en voz alta sobre el tema?

1_ EL TIEMPO COMO NUESTRO BIEN MÁS PRECIADO

Tal como hemos ido viendo en la serie del “arquitecto productivo”, lo único con lo que no se puede jugar es el tiempo. Ya os habréis fijado que hemos huido del concepto de gestión de tiempo; pues, cada vez tenemos más claro que el tiempo no se gestiona, o se aprovecha o se pierde. Lo que se gestiona son las tareas y en última instancia a nosotros mismos. Y sobre las tareas a realizar también hemos hablado –y hablaremos- largo y tendido. Recordar la importancia que tiene, para ser eficiente con vuestro tiempo, elegir bien las acciones que vais a hacer y las que no. Cuanto más claro esté todo dentro del sistema, menos tocará pensar cuando vayamos a ejecutar acciones. A la hora de ponernos en marcha, se trata de que podamos hacerlo con el menor gasto de energía y tiempo.

El tiempo de cualquier profesión es oro; pero, en la nuestra aún más si cabe. La cantidad de tiempo empleado en la jornada laboral por los arquitectos, a día de hoy, es descomunal. En este intento de poder sobrevivir, con las grandes dificultades que estamos sufriendo, poder aprovechar mejor nuestro tiempo es fundamental.

En este sentido, entender el tiempo que empleamos en hacer las tareas como una inversión, es algo que, como bien apunta Francisco Sáez, está cada vez más claro,

“(…) Una de las características del dinero es que permite almacenar y conservar valor en sí mismo. Es decir, cuando creas algo de valor con tu trabajo y luego lo transformas en dinero (lo vendes o recibes un salario por ello), ese dinero retiene el valor de tu trabajo, aun cuando su efecto ya ha finalizado. Esto hace que el dinero sea mucho más tangible y, como consecuencia, más sencillo de manejar.

Según Patrick McKenzie, programador y emprendedor americano al que tengo cierta devoción, deberíamos pensar en el tiempo de la misma forma en la que pensamos en el dinero, como un activo que puede generar tanto intereses (si invertimos en él adecuadamente) como deuda (si lo gastamos sin ningún tipo de control).” (1)

Así, el único bien que gestionamos con carácter no renovable es nuestro tiempo. Frases como “matando el tiempo” o “pasando la mañana”, debieran estar prohibidas en nuestro vocabulario. O decidimos conscientemente, no hacer nada y eso no es perder el tiempo, sino emplear el tiempo en favor de nuestra paz interior, o sabemos cómo, dónde y para qué usamos nuestro tiempo en función de los objetivos que nos hemos ido marcando.

Si todavía no tienes unos objetivos muy claros a un nivel superior, tampoco hay que apurarse mucho; pues, a buen seguro que, mientras tanto tendrás encima de la mesa numerosas tareas que hacer y que conviene hacerlas de la manera más productiva posible.

Esto se puede hacer sin tener tan claros objetivos más nobles o solemnes; lo importante, muchas veces, es no estar dando demasiadas vueltas a la misma idea y atreverse a tirarse a la piscina.

Sobre esta idea ya hemos reflexionado en el primer post de la serie; pero conviene volver a la carga con la reflexión de  Yoriento:

“(…) tener tres tareas más importantes cada día, escribirlas la noche anterior y hacerlas lo primero al día siguiente por la mañana antes que ninguna otra cosa. Agrupo todas estas ideas bajo el encabezado “TMI” (Tareas Más Importantes) y puedo deciros que aplicar este concepto cambiará radicalmente el modo en que conseguís éxito. Leo recomienda que una de tus TMI de cada día esté relacionada con un gran objetivo número uno, una relacionada con el trabajo (si es una temática distinta a la de tu gran objetivo) y una relacionada con tu vida personal. Una buena forma de saber si algo puede ser una TMI es preguntarte: ¿Hacer esta tarea representará un cambio profundo en mi vida en una semana, un mes, un año?” (2)

Si estas tres tareas importantes somos capaces de hacerlas todos los días y, para asegurarnos de hacerlo, lo hacemos bien prontito –aunque en realidad también puede depender del biorritmo de cada uno-, nuestra jornada se transforma, poco a poco, en un oasis de tranquilidad, ya que cuando lleguen los imprevistos no nos pillarán con algo importante por hacer.

A su vez, no hay que olvidar que es clave que estas tareas estén alineadas con objetivos superiores. Éstos no siempre son los mismos y van cambiando con el tiempo; por eso, es necesario ir revisándolos de manera constante.

En este sentido, tener muy claro cuál es la estrategia empresarial de nuestro estudio de arquitectura es clave. Y esto no suele ser lo habitual. Solemos hablar con muchos arquitectos que nos cuentan que solo se puede pensar en disparar a todo lo que se mueve; que, con la que está cayendo, lo que hay que hacer es ir a por todo.

Seguramente, el planteamiento tiene su lógica, pero, con los pocos proyectos que hay para hacer, seguramente, trae más cuenta focalizar en algo en lo que realmente seamos buenos y que nuestras acciones estén alineadas con esta estrategia.

Tal como indica José María Villarmea,

“(…) Trabajar con perspectiva es saber decidir, pensar, reflexionar sobre la siguiente acción, significa tener argumentos para enfocar lo siguiente, alinear la elección de nuestras acciones, de nuestras siguientes tareas con nuestros objetivos. Es decir, diferenciar lo verdaderamente importante de lo no importante.

No sirve de nada tener unos objetivos perfectamente definidos si nuestras acciones no están enfocadas hacia ellos. Todos los meses, todas las semanas todos los días tenemos que trabajar con nuestro plan de acción para alcanzar nuestros objetivos delante, tenemos que tenerlos presentes, muy presentes si realmente queremos conseguirlos.” (3)

2_ ¿HACEMOS LO QUE REALMENTE ES IMPORTANTE?

Nos solemos encontrar con dos problemas, a la hora de ser capaces de decidir qué hacer en un momento dado.

Por un lado, normalmente no tenemos la paz suficiente para estar en esta calma del punto cero; ese lugar en el que podemos fluir y ser, realmente, creativos. De hecho, solemos estar más bien estresados y con la lengua fuera; con lo cual, desde ahí, ser productivos es más complicado.

Por otro lado, como veíamos en el post de la semana pasada (ver AQUÍ), queremos hacer más cosas de las que somos humanamente capaces y eso lo pagamos, casi sin darnos cuenta, con frustración y ansiedad.

En este sentido, los arquitectos, en general, y nosotros mismos en particular, somos muy de hacer cosas, de hacer miles de cosas; casi como si no hubiera un mañana. Nos metemos en el lío y hasta que el cuerpo aguante. De hecho, en los talleres que damos de Identidad Digital, cuando preguntamos a los asistentes por sus fortalezas, una de las que más sale es la capacidad de trabajar sin descanso; lo cual, desde el punto de vista de la productividad, es una fortaleza más que dudosa.

Ya decía Steve Jobs que “la gente piensa que enfocarse significa decir sí a aquello en lo que te enfocas, pero no es así. Significa decir no a otras cientos de ideas buenas que hay.” Incluso Gabriel García Márquez, venía a contar que lo más importante que había aprendido una vez que cumplió los cuarenta era a decir no, cuando, realmente, era no.

Tener clara esta idea, nos puede llevar, como veremos en el cuarto post de esta serie, a tener una agenda con pocos compromisos adquiridos y que, realmente, seamos incapaces de fallar a nuestra palabra. Agendas abarrotadas, tanto de citas como de acciones es algo más habitual de lo deseado. De hecho, seguro que más de un arquitecto apunta en la propia agenda lo que hará en una revisión de obra, o lo que le gustaría hacer la semana que viene. Pero no vamos a seguir por aquí, ya que, este tema da mucho juego, tanto como para dedicarle una mirada pausa más adelante.

No hacer lo que tenemos que hacer, curiosamente, pasa, muchas veces por no saber lo que tenemos que hacer. Y diréis: os habéis lucido con esta frasecita!! ja ja ja. Pues no, no te pienses que es tan fácil saber qué tenemos que hacer en cada momento y en cada lugar.

En el último post de la serie entraremos en el tema de contextos de GTD que sigue toda esta idea.

En cualquier caso, para saberlo primero hay que saber todo lo que tienes que hacer y te preguntamos: ¿Realmente lo sabes o crees que lo sabes?

Como bien comenta, Carolina Ayerbe,

“(…) La clave es tomar decisiones sobre tu larga lista y definir a qué pendientes les vas a dar el sí. Qué tareas merecen tu total atención en este momento y, por lo tanto, cuáles se van a quedar sin hacer. Al final del día ¿qué cosas afectan directamente tus resultados? ¿Qué cosas hacen que te despiertes por la mañana? ¿Qué personas son el motor de tu vida? ¿Qué actividades te traen total placer y descanso? Dale prioridad a lo que tiene el mayor impacto, a lo que se ve más, a lo que no es negociable, a lo que hace que te sientas vivo.” (4)

Casi seguro que sabes algo de lo que tienes que hacer, pero ni de lejos todo. Y no lo sabemos, principalmente, porque no lo apuntamos. Lo mejor es dejar nuestra “memoria RAM” lo más tranquila posible y tener en una lista todo lo que hay que hacer, aunque parezcan mimiedades.

Sobre la importancia de hacer y las consecuencias que tiene para nuestra marca personal, la experta en productividad Paz Garde, comenta que,

“(…) Cumplir con nuestros compromisos independientemente de su importancia, además de lo que nos dice David Allen, tiene otro motivo fundamental, al margen de la efectividad personal. Ese motivo es nuestra marca personal.
A día de hoy, es indiscutible la importancia que tiene, para los trabajadores del conocimiento, la marca personal. Pues bien, para tener una buena marca personal hay que hacer todo lo posible para que se te reconozca como un profesional de confianza y os aseguro que cumplir, de forma sistemática, nuestros compromisos, sean estos grandes o pequeños, es imprescindible si queremos generar confianza.” (5)

A su vez, muchas veces llega el final del día y tenemos la sensación de que no hemos hecho casi nada; otros, curiosamente, llegamos a la hora de comer, y, sin saber muy bien cómo, pensamos: !Wau la de cosas que he hecho hoy!.

Pues bien, ni la una ni la otra tienen por qué ser objetivamente ciertas.

Haber estado con una sola tarea -por ejemplo: terminar el presupuesto de un proyecto-, puede haber sido lo más eficiente que podamos haber hecho ese día; una sola pero muy importante y, además, pueda que esa acción haga que terminemos ese proyecto que teníamos atascado.

Haber estado contestando a 30 correos, compartir en las redes, hablar con varias personas por teléfono y atender a dos comerciales, puede haber sido muy estimulante, pero un desastre, productivamente hablando. Al hacerlo, casi seguro que, no hemos hecho alguna cosa concreta e importante que, por lo que sea no nos hemos acordado, y se quedó sin hacer aun cuando es fundamental para la oficina. El entusiasmo y las pequeñas gratificaciones que suponen ir tachando tareas en nuestra lista, puede llevarnos a que haya una que sí que era clave hacer hoy, pero que se nos pasó. El peligro es grande.

Planificar es parecido a proyectar y ambas acciones son el mejor puente entre los deseos que tenemos y la realidad. Por eso nos hacemos eco de las palabras de  A.Carlos González:

“Ser una persona organizada es sinónimo de éxito. De hecho, quien es organizado en su trabajo, lo es en su vida. Quien es organizado en su casa, lo es en la empresa. Las personas organizadas lo son en cualquier faceta de su vida, y por tanto, suelen ser mucho más eficientes que el resto. Puntos que suman para lograr el éxito.” (6)

Así, ser conscientes de que saber qué hacer y qué no hacer es clave, es un gran primer paso. Una vez que dejamos de lado las cientos de cosas que ilusoriamente nos gustaría hacer, es mucho más fácil decidir cuáles de las que sí vamos a hacer son las más fundamentales, teniendo en cuenta, la situación concreta en la que nos encontramos.

Generalmente, no hay una sola cosa que hacer; hay varias que hacer, en función de varios aspectos que vamos a ir viendo en esta serie.

3_ UN POCO DE ORGANIZACIÓN

La organización y el orden, van siempre de la mano y estos son directamente proporcionales a la productividad que obtengamos. Es decir, para ser productivo, la organización es requisito imprescindible, aunque no suficiente.

Otra cosa será calibrar el nivel de organización y orden que necesitamos; pero, en general, es fundamental estar organizado, tanto en el entorno online como en el offline. En este sentido, es clave ser capaces de poder centrar la atención en el tema y no dispersarnos.

Por ejemplo, quien va guardando enlaces y enlaces, sin orden ni concierto, pensando ingenuamente que algún día los verá, ya está diciendo mucho de cómo es su organización. Si no te has molestado en organizar bien la información que un día vas a necesitar, jamás podrás acceder a ella. A estas alturas del partido, es conveniente conocer herramientas como Evernote, que puedes ordenar todo en carpetas y subcarpetas y, además, poner etiquetas.

Tener claridad en el entorno online, no es tan difícil; así que ¡manos a la obra!

Si este tipo de actitudes, van acompañadas del típico desorden físico, el lío ya está montado. Ir acumulando carpetas sobre carpetas y mezclara con papeles de hace mil años, no te ayuda en nada. Más vale que pares cuando antes y comiences a quitar polvo y ver cómo poner orden en este tremendo desaguisado.

Ah!! Y si eres de los que trabajas en casa, y no te haces ni quitar el pijama para ponerte a trabajar, mal vamos. Es bueno pillar buenos hábitos cuanto antes.

En un reciente post sobre los ladrones de tiempo “Invisibles”, Ruben Alzola comentaba que,

“(…) Una mesa abarrotada de papeles es un síntoma de una baja productividad personal. No digo que sea un síntoma inequívoco pero… bueno, sí, ¡lo digo!. Siempre habrá algún genio o científico loco que se moverá con destreza en su “laboratorio” lleno de probetas y tubos de ensayo. Lo malo, es que todo el mundo, cuanto más caótico peor,  se ve a sí mismo en la categoría de genio. Desafortunadamente, no he conocido a ningún genio (más allá del de Aladino, y por referencias).

Ten en cuenta que el desorden te hace perder tiempo muchas veces, mientras que si ordenas una sola vez (o con una cierta periodicidad) perderás más tiempo una vez y lo ganarás el resto de veces. Utiliza la regla del 80/20 para atacar aquel 20% de desórdenes que producen el 80% de tu tiempo perdido.” (7)

Como bien sabemos, es bien complicado planificar sin seguir un orden; persona ordenada, en el mundo de la productividad, vale por dos. En la misma línea Berto Pena, nos comenta que,

“Mi espacio de trabajo está principalmente limpio y despejado. Con las cosas a mano que más utilizo y el resto, guardadas y ordenadas. Concedo mucha importancia al orden físico porque me ayuda a centrarme.” (8)

Así, ya vemos que, este tema bien importante: !el orden y la limpieza!! El orden es tan importante en entorno online como en el offline.

De todas formas, también hay que señalar que el tema se puede mirar de diferentes ópticas, como en este otro post (ver aquí).

Francis Bacon, no parece que hiciera mucho caso de lo que nosotros decimos; así que, como muchas cosas en la vida, depende cada persona y situación.

¡Cuéntanos cómo tienes ordenados los proyectos en tu ordenador! Ah! que tú tienes tu propio orden; uno de esos desordenes ordenados que tanto nos gustan a los arquitectos! Sirven, en el caos se puede sobrevivir, pero, generalmente, solo sirven para ti  y hoy. Las carpetas con nombres tipo proyecto requete-definitivo y detalles constructivos super-requete-definitivos, sabes bien, aunque lo niegues, que no son lo mejor, ¿A qué no?

Y qué nos dices de las carpetas físicas donde guardas toda la documentación de los proyectos ¿puedes acceder con facilidad a lo que hay dentro de ellas? Cuando termines de leer este post !no ahora mismo!, seguro que, si echas un vistazo a tu alrededor, verás un buen montón de papelotes que te miran con cara de pocos amigos, pero que conviene por lo menos ponerlos en orden.

Así que, sé sincer@ y dinos cómo tienes ahora mismo tu mesa de trabajo. ¿Ordenadita? ¿Seguro? Cuenta, cuenta…

Autores del post: Agnieszka Stepien + Lorenzo Barnó (Stepienybarno)

(1)_ Cómo utilizar tu activo más importante: tu tiempo

Por Francisco Sáez

http://www.sintetia.com/como-utilizar-tu-activo-mas-importante-tu-tiempo/

(2)_ 3 técnicas de productividad zen (537)

Por Yoriento

3 técnicas de productividad zen (537)

(3)_ Una de los pilares de tu productividad personal: La Perspectiva

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http://jmvillarmea.com/una-de-las-esencias-de-tu-productividad-personal-la-perspectiva/

(4)_ Tener tiempo para todo: ¿aspiración realista o deseo inalcanzable?

Por  Carolina Ayerbe  @SerEsencialista

http://esencialista.com/tener-tiempo-para-todo

(5)_ Tu vida es lo que haces no lo que planificas

Por Paz Garde.

http://www.redesproductivas.com/eficacia-8-tu-vida-es-lo-que-haces-no-lo-que-planificas

(6)_ Visto en:25 hábitos de las personas de éxito.

http://www.negocios1000.com/2014/09/25-habitos-de-las-personas-de-exito.html

(7)_ 7 ladrones de tiempo que no consideramos como tales

Por Rubén Alzola

http://marcaladiferencia.com/7-ladrones-de-tiempo-que-no-consideramos-como-tales/

(8)_ Entrevista a Berto Pena

http://productividadygtd.com/2015/06/16/entrevista-berto-pena/

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