04/12/2024, 9:43 Sin comentarios

Un GPT para usar GTD en tu ESTUDIO DE ARQUITECTURA

Los que nos vais siguiendo, sabéis que, más allá de nuestra pasión por la arquitectura, nos gusta estar atentos a los avances de la tecnología.

A su vez, en este blog siempre hemos hablado mucho de Identidad Digital y productividad. Y para ser más eficientes siempre os decimos que toca aprender bien el sistema GTD.

Así que nada mejor que montar una IA para que seamos más eficientes. Por ello, nos hemos ido a ChatGTP y hemos creado un asistente virtual con la opción de los GTDs. Por ello, ponemos a tu disposición una IA en forma de GTD que te ayudará a resolver cualquier duda sobre GTD.

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Si te parece bien, primero vamos con los fundamentos del sistema GTD y luego vas al GPT que te hemos preparado.

GTD para ESTUDIOS DE ARQUITECTURA

Como bien sabemos, la práctica arquitectónica combina creatividad, rigor técnico y gestión de múltiples variables. GTD ofrece a los estudios de arquitectura un marco para canalizar ese caos, mantener el enfoque en lo esencial y elevar la calidad de su trabajo. Esta guía de GTD, adaptada a arquitectos, busca ser una herramienta para transformar los retos del día a día en oportunidades para optimizar tu rendimiento.

FUNDAMENTOS DE GTD Y LA PRÁCTICA ARQUITECTÓNICA

Adios mente de mono, hola mente Expandida

En un estudio de arquitectura, la cantidad de información puede ser abrumadora: planos, normativas, citas con clientes, reuniones con ingenieros y más. La mente no está diseñada para gestionar este flujo constante, y José Miguel Bolívar lo expresa de manera contundente:

«La gestión de los recordatorios es mucho más eficiente si lo externalizas. La mente debe estar para crear, no para almacenar cosas».

Por ejemplo, durante un proyecto, un arquitecto tiene que lidiar con normativas locales, cronogramas de obra y diseños en constante cambio. Capturar todo en un sistema confiable (como un software de gestión de proyectos) permite liberar la mente para abordar los problemas más creativos, como la disposición del espacio público.

Sobre posibles gestores de proyectos te hemos hablado por aquí.

Como vamos a ir viendo, la clave para poner unos buenos cimientos para nuestro edificio de GTD, será vaciar toda nuestra cabeza, en un lugar de seguridad. Así nuestra mente de mono, bajará su energía y podremos comenzar a tener una cierta calma.

GTD y la Toma de Decisiones Ágiles

Una de las mayores frustraciones de los arquitectos es la cantidad de decisiones que deben tomarse bajo presión. GTD estructura el flujo de trabajo en cinco pasos: capturar, aclarar, organizar, reflexionar y ejecutar. Este marco asegura que las decisiones no se acumulen, sino que se resuelvan con claridad y contexto.

Por ejemplo, cuando surgen modificaciones en los planos estructurales de un edificio, clasificar rápidamente si requieren acción inmediata, delegación o revisión en un consejo técnico reduce errores y acelera el flujo de trabajo.

Aun así, nuestro particular mundo de Proyectos de arquitectura complicad muchísimo la gestión de tareas.

Para comenzar son muchas más que en otras profesiones y, como veremos más adelante, hay muchas particularidades a tener en cuenta en la organización de estas tareas, proyectos y listas.

Recordamos los pasos básicos si queremos ser fieles a GTD:

Capturar: Registra todo lo que llama tu atención en un sistema confiable, como una lista o app, liberando tu mente de recordatorios.
Aclarar: Procesa cada elemento capturado y define si requiere acción, archivarlo o descartarlo.
Organizar: Clasifica las tareas por contextos, prioridades y proyectos en listas específicas.
Reflexionar: Revisa regularmente tu sistema, ajusta prioridades y asegura el control mediante una revisión semanal.
Ejecutar: Actúa según contexto, tiempo y energía disponibles, enfocándote en lo más relevante.

A la hora de capturar, más allá de que seamos arquitect@s o no, lo hacemos igual, pero al aclarar y organizar debemos tener en cuenta bastantes cositas.

Así, por un lado, tenemos los proyectos arquitectónicos y, en el caso de usar un gestor de proyectos como Asana, pueden (o no) coincidir con un proyecto de Asana. De hecho, podría darse que un proyecto de arquitectura en nuestro Asana estuviera repartido en varios proyectos (carpetas).

A su vez, recordamos que en GTD cualquier tarea encadenada NO es una suma de tareas, sino un proyecto. Es decir, dentro de un proyecto de arquitectura tendremos multitud de proyectos de GTD, a los que podemos llamar, ahora que no nos oye David Allen, subproyectos.

Estos subproyectos coincidirán con tareas de Asana y tendrán dentro subtareas que serían las equivalentes a las tareas de GTD.

Como veis, parece un galimatías, pero es la forma correcta de organizarnos.

El Contexto del Arquitecto: GTD a Medida

La metodología GTD no es rígida. En un estudio de arquitectura, los contextos podrían dividirse en categorías como «revisar planos», «coordinar con ingenieros» o «visitar obra». David Allen destaca la importancia de este ajuste: «Cuanto más personalizado sea tu sistema, más efectivo será para ti».

Por ejemplo, crear una lista de «próximas acciones en obra» permite a un arquitecto abordar de inmediato tareas como revisar los niveles topográficos o supervisar la instalación de estructuras, sin depender de recordar detalles en el momento.

A su vez, recordamos la importancia, en este punto, de acompañar GTD con un buen Time Blocking. Así, podremos agrupar por ejemplo, el contexto #obra con ocupar el miércoles para visitas de obra y salvo excepciones hacernos fuertes con esta idea.

Otra sería, organizar #llamadas para la segunda parte de la mañana y no llamar (o recibir llamadas) salvo excepciones en la primera parte de la mañana.

A este rato de máximo foco podemos llamar, por ejemplo, hora de oro.

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3 sesiones de Asesoramiento en PRODUCTIVIDAD

Asesoramientos de PRODUCTIVIDAD para Estudios de Arquitectura

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PROFUNDIZANDO EN GTD: ORGANIZACIÓN Y PRIORIDADES

Diseñar Listas Que Funcionen

En arquitectura, las listas genéricas pueden ser un obstáculo. Las tareas deben organizarse de manera que se conecten con proyectos específicos y tiempos concretos. En palabras de Bolívar: «Organizarse significa tener control y perspectiva para actuar en lo importante en cada momento».

Un arquitecto podría usar listas como:

Acciones inmediatas en «Proyecto Residencial A».
Pendientes de revisión para «Urbanización B».
Materiales por aprobar para «Oficinas C».

A su vez, es importante usar listas tipo:

-Hoy

-Próximamente

-Algún día

El Poder de la Revisión Semanal

La revisión semanal es el núcleo de GTD.

Recomendamos que haya revisión diaria de 15 minutos y semana de 30 minutos.

Como idea, puedes usar el contexto #RCM (reunión conmigo mismo).

Este hábito permite a los arquitectos ajustar prioridades, evaluar el progreso de proyectos y detectar obstáculos. En el contexto arquitectónico, podría incluir revisar:

El estado de los permisos.
Las entregas del equipo de diseño.
Las solicitudes de los clientes.

Por ejemplo, al revisar semanalmente el progreso de una ampliación hospitalaria, un arquitecto detecta que faltan especificaciones técnicas clave para las instalaciones eléctricas. Al identificarlo a tiempo, se evitan costosos retrasos.

Recodarnos que somos nosotros los controlamos estas revisiones y no son miles de pitidos y recordatorios los que lo hacen. Las tareas estarán ingresadas en el sistema, con su nivel de importancia, nivel de energía para hacerlas e incluso tiempo estimado para su ejecución.

Organizar con Tecnología

En un entorno digital, las herramientas como Slack, Asana, Trello, Notion o FacileThing pueden ser excelentes aliados para implementar GTD. Cada proyecto puede tener su espacio digital, con listas de acciones, archivos y notas organizadas según el flujo de trabajo.

En papel podemos hacer casi todo, pero es mucho más lento y lioso.

Recordamos que las tareas van al gestor de tareas y proyectos y las citas son las que van al calendario.

Si usas Google Calendar puedes meter tus secciones de Time blocking con sus colores y luego las citas y compromisos. Pero nunca las tareas para hacer.

Si usas agenda de papel, actúa igual.

Por ejemplo, usar software especializado para clasificar tareas pendientes por áreas del proyecto, como «planos», «coordinación con clientes» y «revisión de normativas», asegura que las prioridades no se pierdan en el caos del día a día.

Como vamos viendo, te recomendamos Asana por que en su versión gratuita te puedes organizar muy bien, pero hay otras como Microsoft Planner que te servirán igualmente.

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HÁBITOS PRODUCTIVOS Y EJECUCIÓN EN LA ARQUITECTURA

Decir No: Priorización en el Trabajo Creativo

Los arquitectos suelen caer en la trampa de aceptar demasiados proyectos o tareas, lo que dispersa su energía. En este sentido, aunque cueste, sobre todo cuando vamos justos de pasta, es esencial aprender a decir no. Cuando tienes más prioridades que horas en el día, necesitas cambiar tu reloj por una brújula.

Esto significa elegir proyectos alineados con objetivos estratégicos y evitar el desgaste de aceptar tareas no prioritarias.

Sabemos que es fácil decirlo y complicado hacerlo. Aquí, más allá de tu eficiencia personal, conviene que te pongas las pilas con tu marca y estrategia empresarial.

Por ejemplo, un estudio decide rechazar un concurso para enfocarse en cumplir plazos de dos proyectos clave que garantizan una mayor rentabilidad.

Traducir Planes en Acciones Concretas

GTD exige que cada tarea sea clara y accionable. En arquitectura, frases como «avanzar con el diseño» son demasiado vagas. Mejor sería: «Entregar planos preliminares a las 17:00». Según James Clear en «Hábitos Atómicos»: «La claridad es uno de los principales impulsores de los buenos hábitos».

Por ejemplo, cambiar «supervisar obra» por «verificar el estado del hormigón en la zapata B2» transforma una intención abstracta en una acción específica.

Esto, seguramente, sería una sub-tarea en tus tareas de Asana y estaría dentro de un proyecto más general, o sub-proyecto particular.

Integrar GTD en el Día a Día del Arquitecto

La ejecución diaria requiere flexibilidad, especialmente en un entorno impredecible como la arquitectura. La productividad líquida, descrita por Bolívar, se adapta a este dinamismo: «Las estructuras líquidas permiten ajustar las prioridades en tiempo real, sin sacrificar el control».

Por ejemplo, un arquitecto utiliza su sistema GTD para priorizar durante un día de cambios: en la mañana, coordina la entrega de una maqueta; por la tarde, aborda correcciones urgentes en los planos de un proyecto de oficinas.

Lo que sí tiene que ser rígido es tu sistema de Time Blocking. Desde ese marco, habrá la flexibilidad necesaria.

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Con GTD no se trata solo de ser más organizado, sino de liberar espacio mental para lo que realmente importa: diseñar, innovar y liderar.

Si aplicamos todos los pasos, conseguiremos hacer un poco más, en un poco menos tiempo y, sobre todo, con más calma.

En la práctica arquitectónica, donde las demandas son complejas y el tiempo limitado, esta metodología es una brújula esencial para navegar con calma y eficacia.

Adoptar GTD no solo transforma cómo trabajas, sino también cómo vives tu profesión. ¿Listo para estructurar tu creatividad y llevar tu estudio al siguiente nivel?

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