TIME BLOCKING para ARQUITECTURA
Como vamos viendo, organizar bien la agenda es uno de los trucos claves para ser más eficientes.
Una vez que tenemos claro que podemos organizar todas las tareas en un buen gestor de proyectos, es hora de dejar nuestra agenda niquelada.
Para ello, tenemos que recordar que en la misma nunca entran tareas; solo citas y bloques de tiempo por categorías. Esto último es lo que se viene llamando timeblocking.
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Así, una vez que tienes claros tus dones y talentos, conviene ponerlos al servicio con la mayor eficiencia. Siempre te recomendamos usar el sistema GTD, pero no olvides que también un buen uso de TIME BLOCKING puede favorcer tu productividad. Ahhh y TIME BLOCKING y GTD no son incompatibles!!
Para implementar el Time Blocking de forma efectiva como arquitecto, es crucial reconocer las particularidades de la profesión y cómo este método puede ayudarte a ser más eficiente sin caer en el caos de las tareas urgentes.
A continuación, explicamos tres pasos para incorporar el Time Blocking a tu rutina diaria, desde el diseño de bloques hasta el manejo de interrupciones.
Si esta lógica eres capaz de contagiar a todos los miembros del estudio de arquitectura, habrá un antes y un después.
Planificación de Bloques por Actividades
El primer paso en el Time Blocking es crear bloques de tiempo según las tareas principales de tu rol. La clave está en diferenciar los bloques por tipo de actividad: diseño, coordinación, revisión de proyectos y comunicación.
Si vas a hacer visitas de obra, por ejemplo, será conveniente intentar ubicarlas siempre en un par de días. Si es por la mañana, quizás, mejor que mejor. De esta forma, salvo imprevistos tú cerebro sabe que hay tres días en los que estás en el estudio sí o sí.
Establecer horarios fijos y repetitivos para cada actividad te ayudará a tener un mejor control de tus prioridades. Por ejemplo, puedes dedicar las mañanas al diseño y la creación (cuando la concentración es mayor), y las tardes a reuniones o revisiones. Esta estrategia facilita priorizar tareas importantes antes que las urgentes. Para un arquitecto, atender múltiples frentes es común, pero sin un enfoque claro es fácil perder la dirección.
O simplemente, en el caso de que hagas muchas llamadas, no hacer ninguna y solo recibir las muy urgentes hasta las 11 de mañana. Solo esto te puede ayudar mucho.
Flexibilidad y Adaptación en los Bloques
El Time Blocking debe ser flexible para adaptarse a cambios imprevistos, sin perder el enfoque. Aquí se sugiere dividir los bloques grandes en “subtareas”: dentro del bloque de diseño, podría haber tareas específicas como bosquejar planos o investigar materiales.
Aun así, recuerda que en la agenda solo entran citas y los conceptos generales de tu Time blocking. Nunca tareas concretas, que irán en tu gestor de tareas y proyectos.
En arquitectura, los tiempos fijos son difíciles de mantener debido a reuniones inesperadas o modificaciones urgentes; por eso, es ideal que reserves un bloque al final de cada día para ajustes y pendientes.
Si también eres capaz de controlar el correo y abrirlo una o dos veces en toda la mañana, será genial. De hecho, puedes agendar “revisar correo” de 13.30 a 14.00 cada día. Y hacer como mucho otra revisión a lo largo de la mañana. Aunque te parezca mentira, esto será mucho más eficaz que revisarlo todo el rato.
Esta “productividad líquida” permite ajustarse a la realidad del día a día sin perder el control sobre las tareas importantes.
Protección contra Interrupciones
Para optimizar el tiempo, como venimos hablando, es fundamental crear espacios de trabajo sin interrupciones. Esto implica definir franjas horarias de enfoque absoluto en las que no se permiten llamadas, correos ni reuniones. Proteger estos bloques de distracciones permite que los arquitectos se concentren en el trabajo profundo, esencial para la creatividad y la calidad de los proyectos.
Estudia cuáles son tus interrupciones habituales. Pueden ser externas, o que tú mismo te las provoques.
Como indica Berto Pena, las interrupciones constantes afectan el rendimiento; una estrategia efectiva es comunicar estas franjas a colegas o equipos de trabajo. Esta cultura de respeto hacia el tiempo de otros optimiza el flujo laboral y reduce el estrés de cumplir con las entregas.
Implementar Time Blocking en arquitectura puede ser un reto, pero la planificación estratégica de tus bloques, la flexibilidad y la protección contra interrupciones son pasos concretos que ayudan a trabajar con más eficiencia y sin agobios.
Autores: Stepienybarno
Te gutará:
Del Don Arquitecto al DON del arquitecto.
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