SEGUNDO MANDAMIENTO DEL ARQUITECTO PRODUCTIVO: No consentirás ser ineficiente #ArquitectoProductivo

Muchas veces decimos que algo es eficiente o que somos muy eficaces, pero ¿realmente sabemos lo que decimos cuando usamos estas palabras? ¿No será que las tiramos a repucha y más o menos se entienden?

Sobre los matices que diferencian la eficiencia, eficacia y efectividad y cómo nos afecta a los arquitectos, va el post de hoy. ¿Nos acompañas?

En determinados mundillos los conceptos de eficiencia, eficacia y efectividad suelen tenerlos bastante claros.

Así, resumiendo mucho, se podrían definir de la siguiente forma:

1_ EFICIENCIA.

Se trata de, usando de manera correcta los medios posibles, lograr un fin. En este sentido, el fin se suele entender como un resultado máximo, teniendo muy claros los recursos a utilizar. Así a menos recursos empleados para lograr un fin, más eficiencia.

Teniendo claro esto, si miramos a la naturaleza, nos encontraremos con multitud de procesos super eficientes.

Sin embargo, los arquitectos más que ser eficientes, lo que hemos hecho es intentar hacer mucho, más allá de los costes que suponga. Además, en muchos casos, nos gusta llegar de manera brillante; lo cual supone un desgaste sobrehumano. Pero, en este sentido, somos muy espartanos y entregados. Además, lo hacemos en silencio, sin sacar pecho; como si dar la vida en cada encargo fuera lo natural y habitual. Y claro, esta actitud, aparentemente muy loable, como iremos viendo en esta serie del “arquitecto productivo”, tiene sus pros y sus contras.

Como bien sabemos, desde la escuela nos inculcan ser una especie de máquinas que tenemos que llegar a todo. Además, no hay que olvidar que todo es importante pero para los de proyectos, proyectos mucho más. No te lo dicen así, pero es tal cantidad de trabajo y tan variado que nos meten en el la dinámica de ir a todo y para ayer.

Todo esto es la antítesis de poder concentrarnos y hacer las cosas con calma, pudiendo focalizar en lo que realmente te apetece.

Una de las claves en la vida y, por consiguiente, en la productividad es, como indica Claudio Naranjo, “nuestra capacidad de ver lo obvio” o como adelantaba Miguel Ángel ir quitando todo lo innecesario hasta llegar al resultado final, que de alguna manera está ahí antes de que nosotros intervengamos.

Los que hayáis jugado alguna vez al ajedrez, recordaréis de estar mirando el tablero, de no ver ninguna jugada buena y que venga un jugador de algo más nivel y que os diga, por ejemplo, mueve el caballo y ataca la reina y al hacerlo, ver que es una jugada estupenda y que estaba ahí para ti, pero no podías verla. Tanto en el ajedrez como en la vida, se necesita estar muy descansado y despierto, para ver la siguiente jugada. Muchas veces hacerla, nos ahorrará mucho tiempo y sufrimiento.

En este mundillo de la productividad se trata de ajustar, de afinar, de no querer demasiado, de querer lo adecuado, de ir a lo concreto. No hay que olvidar que, por mucho que nos pensemos super-héroes, la realidad es que, quien mucho abarca, poco aprieta.

En este sentido David Torné, comenta que,

“(…) Ser capaz de focalizar es una habilidad más compleja de lo que parece a priori. Intervienen muchos factores, y nuestra incapacidad para dominarla a menudo deja en evidencia muchas de las carencias de nuestra forma de gestionarnos y de trabajar.

Más allá de decidir lo que debes hacer, debes prepararte para estar en las mejores condiciones para hacerlo.” (1)

Por otro lado, si miramos, por ejemplo,  una oficina de ingeniería, veremos que, por lo general, son muy eficientes: cobran una cantidad –normalmente alta- y emplean un tiempo determinado; es decir, entra el encargo y comienza a correr el tiempo, cuando se terminan las horas destinadas a él, el encargo se da por terminado (a no ser que cante demasiado el resultado final).

En cualquier caso, como son gente rápida, el resultado suele ser correcto. Eso sí… que nadie espere que le den liebre por gato –tampoco decimos que den lo contrario-.

En este sentido, nuestros primos profesionales tienen claro la productividad no es directamente proporcional al número de horas trabajadas; es más como bien explica Jeroen Sangers:

“(…) No sé de dónde viene esta creencia, porque ya hace más que cien años sabemos que no es el caso. En el año 1913, Hugo Münsterberg publicó un artículo sobre la relación entre las horas trabajadas y la productividad en que describe un caso de una fábrica que ha incrementado su productividad reduciendo la jornada laboral de 9 a 8 horas.

Desde entonces, todos los estudios y casos han mostrado el mismo resultado: trabajar muchas horas perjudica la productividad.” (2)

En general, para ser eficiente, hay que tener muy claro en qué contexto se hará cada tarea o  actividad que queramos hacer; si a esto sumamos tener claro cuánto tiempo nos van a costar las cosas –y esto casi todos somos medio malos calculando, pero los arquitectos peores- y qué nivel de energía necesitamos para hacerlas, nuestra eficiencia aumenta de manera exponencial.

2_ EFICACIA.

Se refiere a conseguir un efecto concreto que satisfaga unas necesidades determinadas. En este caso, el resultado es independiente de los recursos empleados; es decir, que si llega un encargo de un proyecto, lo importante es terminarlo aunque cueste más recursos de los razonablemente entendibles. La eficacia está enfocada en conseguir logros o metas; es decir, si conseguimos lo que nos proponemos o no.

A su vez, recordar que, son muchos expertos en estos temas que en vez de la palabra productividad, usan la palabra eficacia, como el propio David Allen, padre del popular sistema GTD.

Así, la definición más exacta de eficacia podría ser: “(…) La eficacia implica alcanzar los objetivos trazados por la empresa cumpliendo un plan estratégico y un plazo establecido. No se habla de cuidar y ahorrar recursos como lo hace eficiencia.” (3)

Pero, vayamos a un ejemplo concreto: si a un arquitecto le llega un encargo y éste le motiva; eso es, que el arquitecto puede hacer arquitectura (algo siempre complicado, más en estos tiempos que corren), pues no escatimará ni tiempo ni recursos para que el resultado sea muy bueno. El cliente, quedará encantado pues se llevará un proyecto estupendo -muchas veces, mucho mejor que lo esperado-; pero, las arcas y la salud del arquitecto pueden haber quedado un tanto maltrechas.

Existe un proceso psicológico que se llama retroflexión y que viene a ser que lo que no haces hacia afuera, te lo guardas dentro y luego esto se transforma, por ejemplo, en ansiedad o estrés. Más o menos esto es a lo que nos hemos habituado los arquitectos, cumplimos pase lo que pase; si para ello hemos de tragarnos lo que sea, así lo haremos.

A diferencia de la eficiencia, la eficacia no tiene en cuenta los recursos empleados; por ello, en este caso, habremos sido eficaces, pero no eficientes.

De todas formas, los arquitectos somos así de generosos. ¿Por qué te vas a preocupar de otra cosa que no sea la arquitectura? De hecho, para muchos de estos “héroes”, plantear temas de productividad o rentabilidad empresarial, viene a ser como pasarte al lado oscuro.

En cualquier caso, no hay que olvidar que mucha gente entiende por ser productivo hacer muchas cosas; incluso hacer todas las cosas que se supone que tienes que hacer. Sin embargo, la productividad real tiene bien claro que, precisamente, el intento de hacer todo o mucho, puede ser el mejor síntoma de improductividad. Se puede ser muy productivo haciendo muy poquitas cosas; es más, a veces, toca hacer una sola cosa y dejar mucho sin hacer, para ser más productivo.

Así, como vemos, se puede ser eficiente sin ser eficaz y se puede estar en la eficacia sin ser muy eficiente. Lo ideal, será tender a ser eficiente y eficaz, pero, por desgracia, no siempre es posible.

3_ EFECTIVIDAD.

En general, eficacia y efectividad viene a significar lo mismo; sin embargo, otros autores como Shephen Covey y Peter Drucker introducen un matiz interesante.  Comentan que la eficiencia tiene que ver con el cómo se hacen las cosas, la eficacia con qué se hace y la efectividad sería la suma  (o sinergia) de las dos y, por lo tanto, algo bastante a tener en cuenta. Sería entender la efectividad como un equilibrio entre la cantidad (eficiencia) y la calidad (eficacia).

¿Os acordáis de lo de matar moscas a cañonazos? Pues veis que sería algo eficaz, si te quieres cargar  a la mosca, pero muy poco eficiente. Para ser efectivo, sería mejor usar un matamoscas, y así usar menos recursos para conseguir el mismo objetivo. Y ya puestos, mejor dejamos a la mosca tranquila, que no nos ha hecho gran cosa, y así ni gastamos recursos ni nada y el bichito puede seguir viviendo, no?

Pasando el ejemplo a nuestro terreno, sería como recordar los proyectos de los grandes maestros de los años sesenta; con cuatro planos y una memoria escrita, evidentemente, a mano, se hacían maravillas. El exceso de normativa actual y la aparente eficacia de los mil programas informáticos que manejamos no aseguran la eficacia y, en consecuencia, la productividad.

Si nos dan a elegir, nos quedamos con aquellos planos de Fisac o Coderch, donde con casi nada estaba casi todo. Llamarnos nostálgicos, pero aquello tenían mucho “arte” y mira que construyeron (y bien construido) toda esa generación auténticas maravillas!

Por contra, se puede ser bien eficaz, pero nada eficiente, como se puede ver en el siguiente ejemplo que vemos en un texto de Manuel Aleman:

“McDonalds ejemplificó durante la primera mitad del 2001, un caso de eficacia –ineficiencia.

La compañía, que opera una gran cantidad de restaurantes, a principios del 2001 abrió su  primer “McCafe” en la ciudad de Chicago, es socio de la companía “Food.com” y con  utilidades reportadas a nivel mundial de $16.4 billones de dólares en el segundo cuarto de  operaciones del año 2001, todo esto nos habla de su eficacia.

Sin embargo, de acuerdo a un  artículo publicado en el periódico “Chicago Suntimes” en Julio del 2001, un sondeo  efectuado entre sus consumidores en los Estados Unidos reflejó que el servicio  proporcionado por la compañía tiene grandes deficiencias. Los consumidores mencionaron lo siguiente: empleados malhumorados, los juguetes que acompañan a los paquetes “Happy Meals” frecuentemente agotados, restaurantes sucios, errores en el despacho de órdenes y lentitud en el servicio; esto como muestra de su ineficiencia. Se demuestra pues, que no basta alcanzar el objetivo de obtención de utilidades si a cambio se está sacrificando la imagen, prestigio y lealtad de los consumidores, que actualmente no suelen tolerar ser ignorados por mucho tiempo.” (4)

A su vez, si pensamos, por ejemplo, en la construcción de un edificio, podemos ver lo qué pasa con la eficiencia y la eficacia y, por tanto, con la efectividad.

Si se ha terminado la obra en plazo será porque quien la ejecutó fue muy eficaz; seguramente, estamos hablando de una dirección de obra muy disciplinada y que piensa en términos de eficacia por encima de todo. Si, además, se gastó un 10% menos de recursos de lo esperado para conseguir entregar en plazo, se puede decir que fueron muy eficientes.

Con ello, consiguieron ser efectivos en su propósito.

También, podían haber gastado todavía menos recursos (super eficientes), pero no haber entregado en plazo (nada eficaces); lo cual en nuestro sector nunca es un buen plan.

En este sentido, comenta Jerónimo Sánchez:

“(…) la gestión de proyectos clásica fomenta que nos centremos en la eficacia y nos olvidemos de la eficiencia. No hacer las cosas lo antes que podamos, simplemente porque aún queda tiempo, es casi un suicidio productivo. Dado que vivimos en un mundo líquido, donde los imprevistos surgen todos los días por doquier, y como las cosas tienen la manía de complicarse todo el tiempo contra ¿toda lógica y pronóstico?, lo que suele suceder al final es que nos pilla el toro, terminamos corriendo y estresados para poder cumplir con las fechas, cuando no directamente las incumplimos.

Tenemos comprobado que, manteniendo un equilibrio adecuado entre eficacia y eficiencia —lo que implica no usar fechas límite para los proyectos ni para ninguna de sus acciones, salvo la última—, los proyectos generalmente se terminan antes de fecha. ¿El secreto para conseguirlo? Revisar, revisar y revisar, la piedra angular de GTD.” (5)

Sobre el método GTD iremos dando pinceladas a lo largo de los próximos post, para centrarnos de lleno en él en la última entrega de la serie. Al final, se podría decir que, de alguna forma, todo lo que vamos a ir viendo es como un preparativo para entender bien GTD.

Cuando lo consigamos, nuestra productividad se puede disparar de manera exponencial. Pero, no adelantemos acontecimientos, que en este mundillo de la productividad conviene ir poco a poco.

Sobre la productividad  y la eficiencia en la propia obra también se podría hablar mucho; en este sentido, Víctor Yepes comenta que,

“(…) El estudio y la medición del trabajo son técnicas que han demostrado en la industria su eficiencia para mejorar la productividad. La construcción es un sector caracterizado por su trashumancia, por series de fabricación o unidades de obras limitadas, con un bajo grado de especialización, con personal contratado temporal elevado, con la existencia de subcontratistas, etc. Sin embargo ello no es óbice para la mejora de la productividad y la reducción de los costes.” (6)

Pero bueno… que nos vamos de tema y hoy solo hablamos de Eficiencia, Eficacia, Efectividad organización, gestión de tiempo y productividad o mejor dicho de la falta de ella.

De hecho, la efectividad o productividad se puede llegar a medir más allá de un entorno personal y evidentemente, podemos medir como de productivos somos como empresa o, incluso, como País. Sobre ello, en el blog del Salmon, podemos leer:

“(…) La productividad en España es relativamente baja. Es cierto que es muy alta en sectores, profesiones y empresas determinadas, pero en general no es muy buena. Los españoles trabajan más horas que muchos europeos, pero en cambio producen menos. Esto se debe a varios motivos que no toca mencionar hoy, pero en un mundo global deberíamos de irnos planteando que si queremos que un trabajador gane más en España que otro equivalente en Brasil, China o Bulgaria, debería de ser capaz de producir más.” (7)

En cualquier caso, esta escala, nuevamente, se nos escapa y será mejor seguir centrándonos en nuestra productividad personal, sobre la que sí que podemos incidir de manera sistemática y constante.

Así, una vez aclarados los conceptos básicos, no hay que olvidar que los arquitectos solemos ser gente compleja, pero que, precisamente por eso, en determinadas situaciones, sabemos leer la complejidad de las mismas y tenemos la virtud de dar la solución más sencilla.

Esto nos recuerda el principio de la Navaja de Ockham (8), que dice que “cuando dos teorías en igualdad de condiciones tienen las mismas consecuencias, la teoría más simple tiene más probabilidades de ser correcta que la compleja”. Lo cual debe ser una de las bases a hora de trabajar los principios científicos de cualquier teoría.

De igual forma, debiéramos funcionar en productividad: estar centrados y tranquilos para poder elegir la opción más sencilla, o, recurriendo al mantra arquitectónico no olvidar que menos es más.

Autores del post: Agnieszka Stepien + Lorenzo Barnó (Stepienybarno)

(1)_ Maximizando tu capacidad de focalización

Por David Torné

http://blog.davidtorne.com/es/2012/09/maximizando-tu-capacidad-de-focalizacion/

(2)_EL GRAN SECRETO PARA SER MÁS PRODUCTIVO: TRABAJAR MENOS HORAS

Por Jeroen Sangers.

http://canasto.es/blog/horas-productividad

(3)_ Productividad, eficacia y eficiencia

http://pqs.pe/actualidad/noticias/productividad-eficacia-y-eficiencia

(4)_ Eficacia y eficiencia

Por Manuel Aleman.

http://myslide.es/documents/eficacia-y-eficiencia-2.html

(5)_ Fechas límite y proyectos GTD

Por Jerónimo Sánchez

http://jeronimosanchez.com/fechas-limite-y-proyectos-gtd/#more-6287

(6)_ ¿Por qué es tan importante la productividad?

Por Víctor Yepes

http://victoryepes.blogs.upv.es/2013/12/04/productividad/

(8)_ 7 problemas económicos que el nuevo gobierno debería resolver

Por JAVIER J NAVARRO

http://www.elblogsalmon.com/entorno/7-problemas-economicos-que-el-nuevo-gobierno-deberia-resolver

(8)_ https://es.wikipedia.org/wiki/Navaja_de_Ockham

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